Deberes de un recepcionista

La contratación de una recepcionista de la recepción para que actúe como la cara de su empresa comienza con una descripción del trabajo bien redactada que describe los deberes de la posición. Incluya en la descripción del trabajo las responsabilidades típicas que deben cumplir los recepcionistas, pero no dude en agregar tareas que son específicas de su negocio, como la finalización de la documentación introductoria cuando llegan nuevos clientes. Siempre y cuando la descripción del trabajo sea clara por adelantado y vincule los deberes con un salario justo, puede ayudarlo a encontrar la persona perfecta para el trabajo.

Saludo a los visitantes

Una de las tareas básicas de una recepcionista es saludar a los visitantes. La recepcionista es la primera y, a veces, única persona que los visitantes de su tienda u oficina pueden reunirse. Si bien este es un rol de nivel de entrada, una recepcionista exitosa debe ser tanto un excelente comunicador como un administrador fuerte, que interactúe cómodamente con personas de todas las tendencias y niveles profesionales.

Cuando llegan los invitados, la recepcionista de la recepción debe darles una cálida bienvenida, a veces tomando sus abrigos, brindándoles refrigerios y respondiendo preguntas básicas sobre el negocio, como las horas de operación. La recepcionista debe hacer un punto para tener el conocimiento suficiente para proporcionar una breve explicación de los productos y servicios que ofrece su empresa.

Además de los saludos en persona, una recepcionista es responsable de responder todas las llamadas entrantes. Dependiendo del tamaño de su empresa, la recepcionista debe estar versada en su sistema telefónico para realizar esta tarea. Al seleccionar las llamadas según lo solicitado, la recepcionista enruta las llamadas a su destinatario adecuado, tomando y transmitiendo mensajes según sea necesario.

Distribuyendo Correo

En algunas empresas, una recepcionista de recepción supervisa la distribución del correo entrante y saliente. Cuando llega el correo, la recepcionista lo clasifica, eliminando el correo no deseado e identificando las piezas de la más alta prioridad. El correo se distribuye según la política de la empresa. Una recepcionista de recepción puede entregar cada pieza de correo directamente a su destinatario o colocar los paquetes en un espacio de correo entre oficinas apropiado. La recepcionista también firma para los paquetes de prioridad o de noche a medida que llegan.

Diariamente, la recepcionista de recepción prepara el correo saliente para que lo recoja el servicio postal o el mensajero nocturno. Si una persona o empresa necesita documentos de forma apresurada, la recepcionista se pone en contacto con un servicio de mensajería y proporciona todas las instrucciones necesarias.

Tareas administrativas

Una recepcionista de recepción también puede realizar una variedad de tareas administrativas, incluida la redacción de correspondencia, la preparación de hojas de cálculo financieras y la creación de presentaciones. La gestión de los calendarios de los miembros del equipo sénior y la organización de viajes de negocios también pueden ser competencia de la recepcionista de recepción de pequeñas y medianas empresas. La recepcionista de recepción a veces también se encarga de ordenar suministros de oficina, archivar documentos, hacer fotocopias y enviar y recibir faxes. En algunos casos, la persona que se sienta al frente también puede realizar tareas de contabilidad ligeras.