Estrategias de presupuesto de base cero

Un presupuesto basado en cero comienza con una pizarra en blanco. Cada línea de pedido requiere una explicación y justificación que demuestre que cumple con las necesidades y los recursos actuales de la empresa. El proceso puede ser detallado y lento. Sin embargo, una planificación cuidadosa reduce las demandas de tiempo del proceso, y un enfoque de presupuesto basado en equipo brinda la oportunidad para que todos los empleados participen y se sientan dueños de los objetivos de la empresa, lo que puede ser un beneficio para las pequeñas empresas y las nuevas empresas.

Ventajas de los presupuestos de base cero

Las empresas utilizan uno de los dos métodos de presupuesto, o en ocasiones una combinación de los dos, para crear sus presupuestos. El método de presupuesto incremental multiplica los resultados financieros del año anterior por un porcentaje basado en las tendencias de la industria y la inflación para producir un presupuesto del año actual. Este método tiende a producir un presupuesto que se repite el año anterior a un nivel ajustado por el multiplicador. El otro método, el presupuesto basado en cero, proporciona un método alternativo al enfoque incremental. El no tener en cuenta los resultados anteriores obliga a una empresa a examinar todos sus gastos. Dirige los recursos de la compañía a las necesidades actuales, no automáticamente a donde fueron el año pasado. Los gerentes que crean presupuestos de base cero deben pensar en términos de crear eficiencia y nuevas oportunidades para la empresa. El presupuesto de base cero requiere que los gerentes entrenen a pensar estratégicamente, y se basa en la capacidad de los gerentes para evaluar honestamente su parte del negocio.

Estrategia de autoimposición

El presupuesto de base cero proporciona una oportunidad para implementar un presupuesto autoimpuesto, un proceso que utiliza individuos en todos los niveles de la empresa para producir el presupuesto. Esta estrategia les da a los empleados un sentido de propiedad en los objetivos de la empresa y el presupuesto resultante. El compromiso de cumplir los objetivos de la empresa a menudo aumenta entre aquellos que ayudaron a formular esos objetivos. Además, las personas más cercanas al trabajo tienden a producir presupuestos más precisos; Los gerentes retirados del trabajo real pueden tener expectativas poco realistas. La estrategia autoimpuesta también reduce las quejas sobre presupuestos poco realistas o inviables que se aplican desde arriba. Las empresas más pequeñas y las nuevas empresas en particular pueden beneficiarse de este sentido de participación del equipo.

Narrativa del gasto

El presupuesto de base cero requiere la justificación de todos los gastos en el presupuesto de la empresa. En combinación con una estrategia de autoimposición, la administración debe exigir a los gerentes de unidad que escriban una breve descripción de cada artículo en su presupuesto. Haga que expliquen por qué necesitan gastar este dinero y cómo se beneficiará la compañía con él. A medida que la empresa avanza a lo largo del año presupuestario, todos tienen una idea clara de lo que significan los números en la hoja de cálculo. Por ejemplo, si un gerente de producción basa su gasto en la construcción de 5, 000 unidades, puede explicar un aumento en el gasto al señalar una ejecución de producción de 6, 000 unidades.

Gestionando el proceso presupuestario

El presupuesto de base cero requiere un compromiso de tiempo y recursos que puede exceder la capacidad de una pequeña empresa. Debido a esto, una empresa puede encontrar conveniente crear un presupuesto de base cero una vez cada pocos años y utilizar presupuestos incrementales en los años intermedios. Una empresa puede establecer un cronograma según el cual cada unidad operativa produce un presupuesto de base cero una vez cada varios años, pero al menos una unidad produce un presupuesto de este tipo cada año. Emplear una de estas estrategias ayuda a su pequeña empresa a disfrutar de los beneficios del presupuesto de base cero sin tener que pasar por el proceso de la compañía todos los años.