Métodos de comunicación eficaces en una organización

Como grupo, los propietarios de pequeñas empresas son conocidos como grandes conversadores. Por lo general, tienen mucho de qué hablar, es decir, los productos o servicios que representan la pasión de su vida, así como su negocio. Sin embargo, este "regalo para gab" no se traduce necesariamente en una comunicación efectiva. De la misma manera que la audición difiere de la escucha y la lectura no garantiza la comprensión, la simple conversación no siempre resulta en una comunicación útil. Y ya sea que el propietario de una pequeña empresa administre 10 empleados o 100, puede contar con una certeza: se espera que comunique información, clara y diplomáticamente, todos los días.

Más que su cociente de satisfacción depende de esta aptitud; El futuro de su negocio también puede depender de él, al menos si cree que el crecimiento de un negocio está vinculado a la satisfacción y la motivación de los empleados.

Esta es la razón por la que tiene sentido que incluso los propietarios de pequeñas empresas más detallados afinen sus habilidades innatas y revisen:

Las necesidades básicas de comunicación de una pequeña empresa.
Los diferentes métodos de comunicación.
Cómo debe comunicarse la información a los empleados. Estrategias efectivas de comunicación organizacional. El costo de ignorar la comunicación organizacional.

¿Cuáles son las necesidades de comunicación de una organización?

Antes del día del lanzamiento, los propietarios de pequeñas empresas enfrentan muchos problemas que ponen a prueba sus habilidades de comunicación (y su paciencia). Deben configurar servicios públicos como teléfono, electricidad y servicios de Internet. Deben ordenar suministros de oficina y negociar horarios de entrega. Deben asegurarse de que su plan de mercadotecnia esté definido y sus sistemas de contabilidad estén en su lugar. Y, por supuesto, deben anunciar, entrevistar y contratar a las personas que trabajarán lado a lado con ellos cuando se embarquen en la nueva empresa comercial.

Todos estos encuentros proporcionan una buena práctica para los tipos de comunicación que los propietarios de pequeñas empresas serán responsables después del día del lanzamiento. Los problemas en sí van desde lo trivial ("¿Quién dejó el refresco en el congelador que explotó de la noche a la mañana?") Hasta lo enormemente significativo ("Un nuevo competidor se acaba de mudar al mercado; así es como responderemos").

Los objetivos de esta comunicación interna generalmente caerán en una o más de las siguientes categorías:

Para informar, con mucho, la forma más común de comunicación empresarial. De ello se deduce que los empleados bien informados generalmente tienen un mejor desempeño en el trabajo, siempre que la información que reciben sea precisa, significativa y útil. * Para impartir consejos, a menudo en forma de instrucciones y capacitación.
Para ofrecer sugerencias, ideas y opiniones, cuya calidad puede sellar el estatus de propietario de una pequeña empresa como un líder de opinión autorizado. * Persuadir, e idealmente en la forma de ser gentilmente sugestivo en lugar de coercitivo.
Motivar -
Cuando la comunicación también es inspiradora, puede hacer maravillas para crear y consolidar la lealtad de los empleados. Para proporcionar comentarios, especialmente en los objetivos de rendimiento. Para controlar un proceso o resultado, que puede parecer formidable hasta que piense en las posibilidades. Los empleados en cualquier negocio deben seguir ciertas políticas, procedimientos o protocolos. De esta manera, controlar un proceso o resultado puede ayudar a que su pequeña empresa funcione sin problemas y sin interrupciones.

¿Cuáles son los diferentes métodos de comunicación?

Incluso si apenas ha abierto su plan mensual de comunicación de marketing, probablemente se sorprenda por la variedad de tácticas que su equipo de marketing ha desarrollado para usted. Así es como debería ser, especialmente en los primeros días de un negocio.

Si le preocupa hacer un seguimiento de todos ellos, será una buena noticia que las comunicaciones internas se reduzcan a dos métodos diferentes: escrito y verbal.

Esto puede parecer bastante simple, pero vale la pena considerar las posibilidades que ambos métodos ofrecen:

La comunicación escrita incluye correos electrónicos, cartas, memorandos, propuestas, cartas, manuales de capacitación, políticas y medios sociales. * La comunicación verbal incluye la comunicación cara a cara, tanto individualmente como en grupos, y múltiples canales, el teléfono y las herramientas de teleconferencia.

Incluso dos métodos de comunicación pueden darte algo en qué pensar. En otras palabras, ¿cómo sabes en qué método confiar? Dependerá de la situación, pero la comunicación escrita puede ser más adecuada cuando:

La retroalimentación inmediata no es necesaria.
El mensaje es muy detallado o complejo (lo que significa que puede leerse varias veces para garantizar la comprensión). El destinatario está temporalmente fuera de alcance. Un registro permanente del mensaje es deseable.

La comunicación verbal puede ser la mejor opción si:

Un mensaje es urgente o oportuno. La interacción o retroalimentación instantánea es necesaria. El mensaje es simple y directo.
No se desea ningún registro permanente.

Algunos propietarios de pequeñas empresas agregarían un tercer método, a menudo igualmente eficaz: la comunicación no verbal. Este es un punto válido, particularmente porque muchos estudios de comunicación muestran que las personas evalúan un mensaje verbal tanto por el contenido como por la forma en que se comunica a través de señales como el tono de la voz, el contacto visual, las expresiones faciales, el lenguaje corporal y la postura.

¿Cómo debe una organización comunicar información a los empleados?

Si lo solicita, es probable que obtenga un montón de comentarios constructivos sobre su estilo de entrega. Pero ningún empleado podrá criticar sus métodos de comunicación si cumple con ciertos principios:

Ser oportuno Haga todo lo posible para asegurarse de que los empleados escuchen noticias e información de usted, no de un tercero. Si la información es confidencial, dígalo. Se sabe que las personas son confiables con información sensible; de hecho, a menudo se sienten halagados por la extensión de la confianza. Tienden a chismear y difundir rumores en ausencia de información. Se honesto. Puede o no suscribirse a la idea de "transparencia". Puede haber ocasiones en las que no pueda o no deba comunicar cierta información a sus empleados. Pero la información que sí imparta debe ser honesta para que usted sea visto como creíble. Ser fáctico Su credibilidad también depende de la calidad de la información que proporcione. Entonces, si una fuente de terceros refuerza su caso, por todos los medios, utilícelo como soporte.
Ser resuelto Nunca debe dejar que sus empleados se pregunten: “¿Cuál fue el motivo de esto ?” De hecho, debe tener un propósito claramente definido antes de que incluso planee el contenido de un mensaje verbal o escrito.
Ser claro Más fácil de lo que parece, ya que la claridad a menudo viene con la práctica. Engrase su curva de aprendizaje utilizando un lenguaje simple y preciso y evitando términos complejos. Esto no quiere decir que debas mensajes "tontos"; Sus empleados son probablemente muy astutos. Pero si teme que una idea o concepto pueda crear confusión, respóndala con una ilustración o ejemplo para que su mensaje sea entendido.
Sé justo y respetuoso. Presente todos los lados de una situación y evite el lenguaje sesgado, despectivo e hiriente. Puede ser útil recordar que, como propietario de una pequeña empresa, usted establece el tono para su organización. Y si sus empleados lo escuchan, por ejemplo, desprecian abiertamente a un competidor, probablemente se sentirán con derecho a hacer lo mismo.
Tener confianza. Si no está seguro sobre el momento, la naturaleza o el contenido de un mensaje, siga sus mejores instintos y reflexione sobre el asunto antes de actuar. Las personas a menudo se apresuran a detectar dudas e incertidumbres, y esas dudas casi con seguridad socavarán su mensaje.

¿Cuáles son los tipos de comunicación organizacional efectiva?

Usted no sería dueño de un pequeño negocio si no estuviera ansioso por poner su impronta en el tema de la comunicación organizacional. Además, ¿de qué sirve ese "regalo para gab" si no estás dispuesto a mezclar las cosas y crear tu propio "cóctel" de comunicación?

Naturalmente, querrá adoptar estrategias que complementen su estilo personal y su nivel de comodidad. Al igual que muchos propietarios de negocios, puede sentirse más cómodo con los esfuerzos de divulgación tradicionales, especialmente los encuentros cara a cara. Pero a medida que su negocio crezca y busque maneras de mantener a sus empleados comprometidos, productivos y motivados, algunas de estas estrategias de tradición-novedad-novedad pueden serle de utilidad:

Reuniones recurrentes, con un giro. No hay nada nuevo (o, algunos dirían, emocionante) acerca de las reuniones, pero esto depende de quién las dirige y cómo. Llámelos "check-ins", si lo desea, pero las "reuniones grupales" regulares pueden mantener a los empleados responsables y concentrados. Si se preocupa por la disminución de los niveles de atención, celebre reuniones de "soporte", en las que todos permanezcan de pie. (Las sesiones también pueden ser más cortas.) Alternativamente, siéntese en un círculo. O programe un "rodeo" todos los viernes, luego de una hora social para terminar la semana con una nota optimista.
Una puerta abierta y giratoria. Las políticas de puertas abiertas tampoco están tomando el mundo de las pequeñas empresas como una tormenta. Pero imagine la sorpresa de sus empleados cuando invierta el paradigma y camine por su puerta y levante una silla para hablar, ya sea de manera informal o no. Si realmente quiere dar el ejemplo, y quiere que los empleados crucen la puerta para hablar con usted, deje en claro que cree que las puertas abiertas deben girar en ambos sentidos.
Mentor con sentido. Es fácil pasar por alto los procedimientos de incorporación, dando por sentado que los nuevos empleados "aprenderán sobre la marcha". Alivie su curva de aprendizaje asignando un mentor que servirá como su recurso de consulta durante al menos seis meses. Los otros beneficios: los mentores suelen valorar el estado (atraer una competencia sana entre sus compañeros) y, a menudo, informan al jefe (usted) de una crítica constructiva.

¿Cuáles son los efectos de la mala comunicación organizacional?

Probablemente has descubierto que la comunicación efectiva toma tiempo. Lleva tiempo que prefiera disfrutar de una hora de almuerzo tranquila que de arbitrar un debate entre dos equipos de trabajo. Toma tiempo cuando prefieres ir a casa al final del día en lugar de quedarte en el pasillo para alentar a un empleado de la bandera. Y lleva tiempo lo que hace que posponga la desconexión del día y se vaya a dormir en lugar de responder a otro correo electrónico nocturno.

La comunicación efectiva requiere tiempo y esfuerzo, y aunque su lugar de trabajo no sea votado como uno de los "mejores lugares para trabajar" por una revista notable, aún así no debería sufrir algunas de las consecuencias negativas más perjudiciales de una comunicación deficiente, que incluyen:

Baja productividad. Los empleados que se sienten a la deriva, desmotivados o descontentos pueden pasar el tiempo de trabajo compadeciéndose de sus colegas; otros encontrarán actividades no laborales para ocupar su atención durante el tiempo de trabajo.
Plazos perdidos. Los empleados que no saben cómo completar una tarea casi seguramente lucharán con ella. * Más ausentismo frecuente. Los empleados que luchan con una de esas emociones a menudo tienen dificultades para presentarse al trabajo. Están enfermos, bien, de sentirse fuera de lugar.
Alta rotación. Todo el mundo sabe que los empleados marginados que sienten que no tienen voz en el lugar de trabajo deciden romper sus cuerdas vocales al renunciar.
Un mayor número de lesiones laborales. Se deduce que los empleados que están mal informados o no están informados acerca de las prácticas adecuadas cometen más errores y tienen más accidentes en el trabajo.
Mal servicio al cliente. Otra certeza: casi todo sobre una pequeña empresa se completa, empezando por el propietario, pasando a los empleados y terminando con el cliente. Un buen servicio es un resultado feliz o una desgracia de la comunicación organizacional.

Con este telón de fondo, la innovación no tiene oportunidad, y tampoco, quizás, el negocio en el que ha invertido tantas esperanzas. Sin embargo, con dedicación y práctica, cada propietario de una pequeña empresa puede aprender a convertirse en un comunicador eficaz en el lugar de trabajo. Después de todo, los dueños de pequeñas empresas son más que grandes conversadores; como grupo, también se distinguen como superpoderosos que pueden hacer.