Leyes de privacidad en el lugar de trabajo sobre números de seguridad social

El Código de Comercio y Negocios del Estado de Texas establece varias restricciones sobre el uso de los números de seguridad social de empleados y clientes. El uso de un Número de Seguro Social para la información fiscal de los empleados y la verificación de antecedentes, y ciertas transacciones está dentro de la ley. Es necesaria una política de privacidad al recopilar un Número de Seguro Social, y debe describir las protecciones que una empresa debe cumplir legalmente para proteger el número.

Uso general

Se aplican varias restricciones al uso de los números de la Seguridad Social para los empleadores. Bajo la ley de Texas, es ilegal mostrar los números de Seguro Social o ponerlos a disposición del público. Esto también incluye solicitar un Número de Seguro Social en una tarjeta o documento necesario para un producto o servicio. Una empresa puede solicitar un Número de Seguro Social para ciertas transacciones, pero la persona debe aceptar y firmar una política de privacidad. Esa política debe explicar cómo se recopila, utiliza, protege y, finalmente, destruye la información. También debe indicar quién tiene acceso a la información.

Uso de internet

El envío de números de Seguro Social a través de Internet está permitido bajo ciertas condiciones. Es posible que una empresa no exija a nadie que envíe su Número de Seguro Social a través de Internet a menos que la conexión sea segura y el número esté encriptado. Es posible que una empresa tampoco requiera un Número de Seguro Social para acceder a un sitio web a menos que haya una contraseña personal o un identificador de seguridad.

Uso del correo

En general, es ilegal en virtud de la ley de Texas enviar cualquier correo en contacto con un número de Seguro Social. Una excepción principal cuando la ley estatal o federal requiere que los materiales contengan un Número de Seguro Social. Se hacen otras excepciones para ciertos procesos de solicitud o inscripción, terminación de cuentas o contratos y la confirmación de los números de Seguro Social.

Identificación

Una empresa puede reunir un Número de Seguro Social de un cliente para fines de identificación durante ciertas transacciones o devoluciones de mercancías. El Número de Seguro Social solo puede usarse para identificar a alguien o prevenir transacciones fraudulentas. La empresa no puede divulgar el número a nadie que no haya participado en la transacción inicial, y debe ser destruida seis meses después de la fecha de venta.

Consideraciones

Las diferencias en las reglas de privacidad de la Seguridad Social y las políticas de privacidad se aplican a ciertas industrias. Quienes trabajan en la educación, la industria de la salud, los seguros y las finanzas están sujetos a diferentes reglas.