¿Qué tipos de comunicación deben usarse durante un proyecto?

La comunicación y cómo te llevas con otros miembros del equipo es crucial para el éxito de un proyecto. Varios tipos de comunicación pueden estar involucrados en la planificación y ejecución general del proyecto final y pueden incluir interacciones verbales, escritas, electrónicas y cara a cara. El flujo de información también juega un papel importante en el éxito de su proyecto.

Escrito

La comunicación escrita se copia fácilmente y se envía a todos los miembros del equipo. Las fechas límite, los procedimientos y las políticas de la empresa deben enviarse por escrito para evitar malentendidos. El correo electrónico es una forma efectiva de comunicar información importante, especialmente cuando partes de su equipo de proyecto se encuentran en diferentes ubicaciones. La claridad es vital para impartir detalles exactos e información pertinente a todos los participantes. Debe evitar sobrecargar a los miembros del equipo con datos y priorizar la información que los miembros del equipo necesitan para completar sus secciones del proyecto. Evite abrumar a los miembros del proyecto con documentos y datos irrelevantes.

Electrónico

Además de los mensajes y direcciones en los correos electrónicos, puede utilizar herramientas electrónicas para facilitar comunicaciones rápidas y efectivas. Use reuniones de video cuando los participantes puedan beneficiarse de una lluvia de ideas o de preguntas y respuestas cuando su equipo se encuentre en diferentes ubicaciones. Puede adjuntar hojas de cálculo y archivos de video a correos electrónicos para presentaciones más detalladas a los miembros del equipo. Use sus páginas web internas para proporcionar información y actualizaciones a las que los participantes del proyecto pueden acceder en cualquier momento y lugar. Un sitio web es un recurso efectivo que permite a todos los miembros del equipo seguir la progresión del proyecto, incluso en áreas en las que no desempeñarán un papel.

Cara a cara

Las reuniones cara a cara, individualmente y en equipo, desempeñan un papel vital en los procesos generales de comunicación que llevan a la finalización exitosa del proyecto. Cuando habla personalmente con un miembro del equipo, puede evaluar las reacciones y asegurarse de que se reciba su mensaje. Reunir a los miembros del equipo mejora la moral y puede estimular la creatividad y el entusiasmo por el proyecto. Las reuniones son apropiadas cuando se planifica la agenda y quiere asegurarse de que todos los involucrados escuchen el mismo mensaje. Los talleres, seminarios y reuniones provocan la colaboración y un intercambio libre de nuevas ideas.

Sensible

Un aspecto de vital importancia de la comunicación que a menudo se pasa por alto es escuchar. La escucha activa es necesaria para que los miembros del equipo sepan que lo que han dicho, escrito o mostrado ha sido recibido adecuadamente. La retroalimentación viene en una variedad de formas. En persona, su lenguaje corporal refleja su nivel de atención, mientras que las preguntas y los comentarios oportunos indican que escuchó el mensaje. Las respuestas por correo electrónico, los mensajes de texto y los memos informan a otros miembros del equipo que sus mensajes fueron recibidos y comprendidos.