¿Qué documentos contiene una carpeta de recursos humanos?

Hay una serie de formularios y elementos que van en la carpeta de recursos humanos de un empleado. Algunas de estas formas se mantienen para fines legales. Otros se archivan debido a las políticas y el protocolo de la compañía. Los gerentes de recursos humanos también mantienen registros personales de los empleados a lo largo de sus carreras. Las pequeñas empresas pueden optar por escanear todos o parte de los documentos de los empleados para crear archivos electrónicos. De esa manera, los archivos no son tan propensos a sufrir daños por incendio, agua o robo.

Documentos legales

Los propietarios de pequeñas empresas deben mantener ciertos documentos legales para los empleados. Un ejemplo es el formulario I-9, que verifica que un empleado puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. La compañía también puede guardar una foto de la licencia de conducir del empleado y la tarjeta de Seguro Social como documentación adicional de su estado legal. Además, a los empleados generalmente se les pide que completen los formularios W-4 el día en que inician sus trabajos, que se incluyen en sus carpetas de recursos humanos. Estos formularios muestran el número de exenciones de impuestos personales que un empleado reclama.

Documentos relacionados con el trabajo

Los departamentos de recursos humanos también mantienen los currículos y las aplicaciones de los empleados en carpetas. Estos artículos generalmente se presentan cuando un empleado solicita un trabajo. La compañía mantiene estos registros en caso de que necesiten verificar los antecedentes de una persona. Otro documento relacionado con el trabajo que se guarda en una carpeta de recursos humanos es la descripción del trabajo de un empleado. Este es un resumen de las responsabilidades laborales del empleado, que generalmente se dividen en diferentes funciones, como la gestión de empleados, el trabajo con compañeros, la comunicación y el conocimiento técnico.

Documentos relacionados con el rendimiento

Las revisiones de desempeño son otros documentos importantes que se guardan en las carpetas de recursos humanos. Mantener registros de las evaluaciones o revisiones de desempeño de los empleados puede ayudar a proteger a las empresas de juicios. Por ejemplo, una pequeña empresa puede enfrentar una demanda por despido injustificado por parte de un ex empleado. El propietario de la empresa puede probar mejor que la terminación se debió al desempeño si ella mantuvo copias de las evaluaciones de desempeño de la empleada. Del mismo modo, los registros de acciones disciplinarias o revisiones se pueden mantener en las carpetas.

Otros documentos

Los empleadores también mantienen registros o asistencia de empleados, premios e historial médico en carpetas de recursos humanos. Los registros de asistencia permiten a los gerentes determinar si un empleado excedió algún día de enfermedad o de vacaciones. A menudo, las compañías ofrecen premios periódicos a los empleados, que también se pueden mantener archivados. Estos premios pueden incluir promociones de ventas o reconocimiento especial para el "empleado del mes". Los registros médicos generalmente se guardan para garantizar el cumplimiento de ciertas leyes ADA, que se refieren a la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. El departamento de recursos humanos puede crear una carpeta separada para registros médicos con fines de confidencialidad.