¿Cuáles son los deberes del archivista de una organización?

Independientemente de la industria, las organizaciones de todos los tamaños deben mantener una variedad de documentos. Los registros de los empleados y los estados financieros, como los formularios de impuestos, deben conservarse para que la empresa cumpla con las leyes locales y federales. Se debe mantener el contacto con el cliente y la información de compra para proporcionarles un servicio al cliente excepcional. Además, la investigación de desarrollo y la documentación de éxitos anteriores deben registrarse para que una empresa pueda aprovechar el legado que ha creado. Un archivista, también llamado bibliotecario, es el responsable de compilar y mantener cada uno de estos documentos electrónicos y en papel.

Almacenamiento de documento

Cada organización tiene su propia forma de almacenar registros. Muchas organizaciones se esfuerzan por volverse sin papel. En estos entornos, un archivista escanea todos los documentos físicos, convirtiéndolos en archivos de computadora. Estos archivos se almacenan en discos, discos duros o CD-ROM. Otras compañías evitan todos los métodos electrónicos de mantenimiento de registros, optando por almacenar todos los registros en papel en archivadores y cajones. Si una organización prefiere este sistema, no es raro que un archivista contrate los servicios de una instalación externa de almacenamiento de archivos para almacenar archivos y guardarlos de manera segura. Cualquiera que sea el método preferido por la organización, un archivista debe documentar meticulosamente la ubicación de cada documento almacenado para que se pueda acceder a él cuando sea necesario.

Acceso a Registros

Quizás una de las mayores responsabilidades asignadas al archivista de una organización es el monitoreo del acceso a sus registros. En la mayoría de los casos, existen regulaciones específicas sobre quién puede acceder a qué documentos. Por ejemplo, cualquier persona que lo solicite puede acceder a muchos artículos dentro de la colección de una biblioteca pública. Sin embargo, dentro de una agencia gubernamental, el acceso puede estar restringido a aquellos que mantienen cierta autorización de seguridad. Es importante que un archivista tenga una comprensión clara de las políticas de su empleador con respecto a este asunto, adhiriéndose a ellas por completo.

Deberes educativos

Dependiendo del tipo de organización para la que trabaja, un archivista puede servir como educador para las comunidades internas y externas. Por ejemplo, un archivista dentro de un museo puede dar conferencias y crear recursos educativos tales como folletos y folletos destinados a explicar la naturaleza del archivo a los visitantes. Un archivero en una empresa con fines de lucro, igualmente, puede presentar información sobre la historia y la cultura de la empresa a los nuevos empleados que pasan por un proceso de orientación de la empresa. Además, puede servir como experto en la materia en los medios de comunicación, proporcionando la información solicitada sobre los documentos que se encuentran en los archivos de la empresa.