¿Qué documentos les doy a mis empleados por desempleo?

A veces, una empresa debe despedir a los trabajadores o despedir a los empleados temporales cuando no hay más trabajo para ellos. Independientemente del motivo de las separaciones, debe proporcionar documentos a sus trabajadores para el desempleo. Estos documentos son esenciales para que los ex empleados califiquen para los beneficios de desempleo y otros programas que alivian la carga financiera de la pérdida de empleos.

información del empleado

Los empleados actuales deben recibir información relevante a sus derechos de beneficios de desempleo, en caso de que alguna vez pierdan sus empleos. En algunos estados, este es un requisito legal. De acuerdo con las reglamentaciones del Departamento de Trabajo de los EE. UU., Es posible que se requiera a los empleadores que proporcionen a los empleados información sobre cómo conservar los planes de jubilación y la cobertura de seguro de salud después de una separación laboral según la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA) o la Ley de Conciliación de Presupuestos Consolidados (COBRA). Esta información puede incluirse en los manuales de los empleados o distribuirse como hojas informativas. En algunos casos, las notificaciones deben publicarse en los sitios de trabajo.

Aviso de separación

Cuando finaliza el empleo de una persona con su negocio, debe proporcionar un aviso de separación. El aviso debe indicar la fecha de finalización del empleo y el motivo de la separación. La elegibilidad para las prestaciones de desempleo no es automática. Las agencias estatales que administran los beneficios de desempleo generalmente solicitan un aviso de separación. Proporcionar una ayuda a los empleados anteriores a documentar la elegibilidad para los beneficios y puede reducir la cantidad de tiempo que tiene que dedicar a responder las consultas de estas agencias estatales.

Registros de empleo

Los empleadores deben mantener registros de los ingresos de los empleados, los beneficios y el tiempo trabajado. Cada estado establece requisitos de tiempo y ganancias para determinar la elegibilidad para los beneficios de desempleo. En muchos casos, los totales del año hasta la fecha de los talones de la nómina y los formularios W-2 de los años anteriores son documentación suficiente para que los ex trabajadores puedan establecer la elegibilidad para recibir beneficios por desempleo. Sin embargo, su negocio debe estar preparado para proporcionar esta información a las agencias estatales que lo soliciten.

Jubilaciones y Beneficios de Salud

Bajo las disposiciones de ERISA, los ex empleados que participaron en un plan de jubilación de contribución definida, como un 401 (k), tienen derechos diseñados para ayudarlos a mantener sus beneficios de jubilación. Los detalles de los planes específicos se presentan en una descripción resumida del plan. Si un empleado que se va no tiene una copia de este documento, debe presentar una. Los empleados cubiertos por HIPAA pueden ser elegibles para cambiar a otro plan de atención médica a través de una inscripción especial. Si una empleada separada recibió beneficios de salud grupales mientras trabajaba para usted, ella necesitará un certificado de cobertura acreditable. Si no tiene estos documentos de plan de jubilación y seguro de salud, puede obtenerlos de los administradores respectivos del plan.