Maneras de monitorear a los empleados que falsifican las tarjetas de tiempo

Un empleado que falsifica las tarjetas de tiempo le está robando al empleador. Este tipo de fraude puede costarle a una empresa una cantidad considerable de dinero si no se detecta durante mucho tiempo. El fraude de tarjeta de tiempo se castiga con la terminación inmediata y está sujeto a litigios a discreción del empleador. Los empleadores pueden usar varias técnicas para monitorear a los empleados y prevenir más problemas. Las técnicas también son efectivas si el empleador desea obtener evidencia concluyente de fraude antes de tomar acción.

La aprobación del administrador

Muchos empleadores requieren que los gerentes aprueben las tarjetas de tiempo antes de que puedan enviarse para el pago. El gerente revisa el tiempo registrado para cada día laboral para asegurarse de que no haya disparidades. Los empleados deben corregir cualquier error antes de que el gerente pueda aprobar la tarjeta de tiempo. Cuando la información es precisa, el gerente aprueba la tarjeta y la envía al departamento de nómina. Los empleados no deben tener acceso a sus tarjetas de tiempo una vez que hayan sido aprobadas.

Sistemas de mantenimiento del tiempo

Los dispositivos de cronometraje, como los relojes de tiempo y los escáneres de tarjetas, son efectivos para registrar los tiempos de llegada y salida de un empleado. Algunos relojes de tiempo ingresan la información en el sistema de nómina. Un supervisor debe estar cerca del dispositivo de cronometraje al principio y al final de un turno o día laboral para monitorear el uso del dispositivo. Esto evita que los trabajadores deshonestos falsifiquen su tiempo o intenten sellar tarjetas de tiempo para otros empleados.

Comparación de tarjetas de tiempo

Los registros de la tarjeta de tiempo son útiles para monitorear empleados deshonestos. Los supervisores pueden guardar copias de las tarjetas que se han enviado al departamento de nómina y examinarlas para determinar los patrones de trabajo regulares. En cada período de pago, el supervisor puede comparar las horas enumeradas en las nuevas tarjetas de tiempo con las horas informadas en el pasado. Las discrepancias podrían indicar fraude. El supervisor también debe comparar sus copias con las archivadas en el departamento de nómina.

Monitoreo por computadora

Los empleadores pueden controlar los horarios de llegada y salida del personal con programas de computadora. Cuando se instala un programa de este tipo, los empleados deben iniciar sesión para usar sus estaciones de trabajo y cerrar sesión al final de cada día laboral. El programa registra estos eventos y el administrador puede usar el registro para determinar los tiempos de llegada y salida de cada empleado para el período de pago. Algunos programas también hacen un seguimiento de la actividad de cada empleado en la estación de trabajo para que el empleador pueda determinar el trabajo real realizado.

Camara de vigilancia

Los empleadores pueden rastrear la actividad de los empleados con cámaras de vigilancia ubicadas en áreas estratégicas del edificio. Por ejemplo, los gerentes pueden verificar los tiempos de llegada y salida de cada empleado con el video de una cámara que apunta a la entrada del edificio. Es menos probable que los empleados que son conscientes de ser vigilados falsifiquen las horas que reportan en sus tarjetas de tiempo. También es más probable que lleguen y se vayan en los horarios aprobados.