Cómo presentar un I-9

Los empleadores usan un formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo, también conocido como Formulario I-9, para probar que verificaron el estado migratorio de cada empleado. Los empleadores deben tener un I-9 completo en cada trabajador, independientemente de la ciudadanía del trabajador. Si bien los empleadores no tienen que presentar el formulario ante ninguna agencia gubernamental, deben conservar el formulario en el archivo del empleado hasta por tres años.

Documentación aceptable

La documentación aceptada por el gobierno como prueba de que el solicitante está legalmente en los Estados Unidos debe demostrar su identidad y que está autorizado para trabajar en el país. Los ejemplos de documentos que prueban ambos incluyen un pasaporte estadounidense, un pasaporte extranjero con una autorización de trabajo temporal, una tarjeta de residente permanente, una tarjeta de recibo de registro de extranjero y un documento de autorización de empleo que tiene una foto del solicitante. El solicitante puede proporcionar documentos que muestren su identidad, como una licencia de conducir, una tarjeta de identificación emitida por el gobierno, una tarjeta de identificación escolar o una tarjeta de registro de votante, junto con documentos que demuestren que es elegible para trabajar en los Estados Unidos en lugar de un solo documento si: necesario. Ejemplos de documentos que prueban su elegibilidad para el trabajo incluyen su Tarjeta de Seguro Social, certificado de nacimiento y una tarjeta de identificación de ciudadano residente.

Completando el I-9

El solicitante debe completar la primera sección y firmar el formulario. Si el solicitante no puede leer en inglés o completar su parte, un preparador / traductor puede ayudarlo después de completar la certificación incluida debajo de la Sección 1. El solicitante todavía debe firmar el formulario. El empleador debe enumerar los documentos utilizados para verificar la identidad del solicitante y la elegibilidad para trabajar y firmar el formulario. Haga copias de la documentación de verificación del solicitante para guardar con el formulario.

Consideraciones

Depende del empleado seleccionar los documentos que prueben su identidad y elegibilidad. El empleador no puede solicitar ciertos documentos sobre otros en la lista. Hay disponible una versión en español del formulario, pero solo los empleadores y empleados en Puerto Rico pueden usarlo. Mientras que los empleadores en los Estados pueden usar el formulario como referencia, la copia debe estar en inglés. Si la documentación del solicitante tiene una fecha de vencimiento, el empleador debe completar la Sección 3, enumerando la fecha de vencimiento. El empleado debe proporcionar nueva documentación cuando los documentos originales caduquen para mantener la elegibilidad para el trabajo.

Archivando el I-9

Los empleadores deben presentar los I-9 completados en un archivo de empleado y conservarlos durante tres años si el empleado continúa trabajando. Si el empleado deja de trabajar, el empleador debe conservar el I-9 durante un año. Mantenga los archivos de sus empleados en un lugar seguro y limite el acceso de otras personas a ellos debido a la información confidencial que contienen. El gobierno permite a los empleadores conservar el formulario en papel o una copia electrónica. Si el empleador decide almacenar los formularios electrónicamente, debe garantizar la seguridad de la información e implementar procedimientos para documentar cualquier cambio en el formulario.