Maneras de controlar la contabilidad y el inventario

Los sistemas contables y el inventario pueden ser especialmente vulnerables a robos, fraudes o mala administración. El control de la integridad de sus registros contables y la seguridad de su inventario puede contribuir directamente a sus resultados al reducir los gastos innecesarios. Los propietarios de pequeñas empresas tienen una gama de opciones de control interno a su disposición, y cada negocio requiere un conjunto único de controles para asegurar adecuadamente sus activos.

Sistemas de seguridad

Todos los datos contables e inventario deben mantenerse lo más seguro posible. Restrinja el acceso a las áreas de almacenamiento de inventario e instale cámaras de seguridad con dispositivos de grabación. Realice recuentos de inventario regulares y aleatorios para descubrir problemas de robo o desperdicio rápidamente.

Los datos contables se pueden comprometer tan fácilmente como el inventario o el efectivo, y los delincuentes pueden hacer la misma cantidad de daño financiero mediante la manipulación de los registros contables como por el robo físico. Proteja todos los servidores y estaciones de trabajo con contraseñas, y contrate a un especialista de seguridad de red interno o externo para asegurar el acceso a sus archivos. Compare los datos financieros internos con los extractos bancarios y los documentos financieros para asegurarse de que sus registros permanezcan precisos.

Separación de tareas

La filosofía detrás de la separación de tareas es que el robo por colusión se vuelve más difícil cuando más personas están involucradas en un proceso de varios pasos. Las tareas de contabilidad e inventario implican una serie de actividades y pasos; separar estos deberes entre los empleados en varios niveles de su empresa puede ayudar a reducir los incidentes de colusión. No permita que la misma persona realice pedidos de inventario y verifique la precisión de los envíos entrantes, por ejemplo. No permita que la misma persona realice depósitos bancarios e ingrese recibos de efectivo en el sistema contable, como otro ejemplo.

Auditorias independientes

Las auditorías financieras de terceros pueden ser costosas y presentar un impedimento para la productividad normal, pero vale la pena el gasto si descubren casos de fraude o robo financiero. Los auditores profundizarán en su sistema contable y sus registros financieros para garantizar que todas las tareas contables se realicen de manera ética y profesional.

Avise a su personal con suficiente antelación para que puedan prepararse para su función en la auditoría; No avise con suficiente antelación para que los ladrones cubran sus huellas.

Informes internos

Un sistema efectivo de controles internos debe proporcionar informes de estado regulares a los gerentes y otros tomadores de decisiones. Un sistema de información gerencial puede combinar cualquier información operativa o estadística, y presentarla a los gerentes en un formato lógico y legible. Un MIS puede crear informes sobre información básica, como ventas y gastos diarios en cada punto de venta minorista, y datos más complejos, como el número promedio de errores inaceptables y apenas aceptables en una sección de línea de producción específica.