Uso de pads de firma para firmas electrónicas

Los avances en la tecnología móvil han llevado al desarrollo de equipos y software capaces de capturar la firma de una persona y colocarla en un documento digital almacenado en una computadora portátil o tableta. Si bien las ventajas de usar este método para llevar a cabo negocios y firmar documentos son claras y abrumadoras, el número de empresas que emplean tales procedimientos ha aumentado lentamente debido al costo, la falta de comprensión y cierta indecisión para abandonar los métodos tradicionales.

Firmas digitales

A medida que la tecnología mejora y más industrias pasan a una sofisticada metodología digital y móvil, el uso de documentos en papel tangible continúa disminuyendo. Existen varias ventajas para las industrias y organizaciones que emplean la tecnología de captura de firma digital. Las empresas con vendedores móviles, especialmente en situaciones donde un gran número de clientes pueden firmar documentos o inscribirse en programas desde una única ubicación, pueden beneficiarse de la implementación de procesos digitalizados.

Ventajas

Las ventajas de los procedimientos de firma electrónica son abundantes y, en muchos casos, superan los costos iniciales asociados con la transición a esta nueva tecnología. Los vendedores externos ya no necesitan llevar pilas de formularios en blanco. Los nuevos documentos de la cuenta se pueden entregar y procesar casi instantáneamente y la falla en la entrega postal se convierte en un problema. La captura de firmas digitales también está a la vanguardia del movimiento de la "oficina verde", ya que dicha tecnología reduce significativamente la necesidad de papel tangible.

Dispositivos de captura

Las empresas que emplean métodos y tecnología de firma digital pueden elegir entre una amplia gama de dispositivos para realizar la tarea de transferir electrónicamente una firma escrita a documentos digitales. Si bien la premisa básica sigue siendo la misma en todos los ámbitos, la lista de características específicas y las capacidades de cada dispositivo individual pueden variar ampliamente. La mayoría de los dispositivos son relativamente pequeños y se pueden conectar a cualquier computadora portátil moderna mediante un cable de datos USB. El software especializado instalado en la computadora portátil reconoce la entrada de la firma, cifra los datos, agrega la imagen al lugar apropiado en la página del documento y guarda el documento completo como su propio archivo separado. Las almohadillas de firmas menos costosas son generalmente más pequeñas y en realidad no muestran la escritura del firmante en la pantalla, mientras que los modelos más caros pueden presumir de pantallas LCD retroiluminadas y características adicionales.

Problemas

Quizás una de las razones principales detrás de la demora o vacilación de muchas compañías para emplear la tecnología de firma digital es el costo inicial asociado con tal transición. Todos los documentos y formularios de solicitud relevantes deben convertirse en archivos digitales apropiados, y todos los representantes de ventas de primera línea deben contar con dispositivos de captura que funcionen. Si bien las almohadillas de firma individuales son baratas, el costo de equipar una fuerza de ventas masiva puede ser exorbitante. Además, las compañías que estén considerando la conversión deben consultar con profesionales legales para asegurarse de que su metodología sea adecuada y que no viole las leyes locales o las regulaciones de la industria. Los consumidores deben ser educados sobre las nuevas técnicas y las organizaciones deben estar preparadas para explicar y defender la práctica.