La mejor manera de guardar formularios de liberación

Los formularios de divulgación son necesarios para las empresas que necesitan una exoneración de responsabilidad de las personas que utilizan sus servicios, como las compañías de salto de bungee o las compañías de producción de películas que pueden ponerlas en cámara. El almacenamiento de estos formularios de liberación es importante en caso de que surja un problema legal relacionado con una de esas personas.

Hacer copias

Hacer copias de cada formulario de liberación firmado debe hacerse y almacenarse en dos lugares separados. De esta manera, no solo tendrá una copia de seguridad, sino que también tendrá protección contra incendios u otro desastre. Estas copias deben perforarse en un orificio y colocarse en carpetas pesadas de tres anillos para que estén protegidas contra el desgaste. También deben estar claramente etiquetados para que el aglutinante no se pierda entre otras carpetas de liberación.

Escaneo y almacenamiento

Cada formulario también puede ser escaneado y almacenado en un disco duro en una computadora o en un servidor FTP. Si bien el escaneo puede llevar un poco de tiempo, aunque existen escáneres que pueden escanear varios trozos de papel a la vez, valdrá la pena tenerlos en forma electrónica para mayor protección. De esta manera, serán más fáciles de organizar en su computadora, ya que simplemente puede etiquetar los archivos y listarlos alfabéticamente.

Bloquear en el almacenamiento

Todos los formularios de liberación deben copiarse y protegerse en un lugar, como un banco o un área de almacenamiento altamente segura. El alquiler de espacio de almacenamiento puede ser costoso, pero puede ser una buena idea para una empresa con archivos extensos, como un bufete de abogados.