Entendiendo las estructuras de desglose del trabajo y la contabilidad de proyectos

Puede utilizar una estructura de desglose del trabajo para obtener una visión general de su proyecto y facilitar la contabilidad del proyecto. Con el enfoque sistemático de la estructura de desglose del trabajo, puede establecer los costos proyectados para las actividades individuales y controlar los costos reales a medida que el proyecto incurre en ellos. A medida que el proyecto avanza, los costos acumulados de las actividades completadas le permiten determinar si está dentro del presupuesto y le permite realizar ajustes si es necesario.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo divide el trabajo a realizar para un proyecto en tareas individuales y autocontenidas. Comenzando con segmentos de proyectos importantes como diseño, entregas e instalación, divide cada segmento hasta que se llega a un nivel en el que una tarea es responsabilidad de una persona,

Por ejemplo, un proyecto de construcción podría dividirse en diseño de edificios, preparación del sitio, cimientos, estructura y acabado. Dividiendo el trabajo de diseño aún más, podría incluir dibujos arquitectónicos, eléctricos y mecánicos. Desglosando el trabajo de los dibujos eléctricos, incluiría los detalles de la conexión al suministro de la red pública. Al dividir el trabajo en actividades tales como la preparación de los planos para la conexión de la utilidad, puede identificar tareas pequeñas e individuales para las cuales la contabilidad del proyecto puede asignar costos.

Presupuesto

La contabilidad del proyecto implica hacer coincidir los costos incurridos con las proyecciones de costos para garantizar que el proyecto esté dentro del presupuesto. Con una estructura de desglose del trabajo completado, puede calcular cuánto costará la finalización de cada actividad o tarea. Este ejercicio divide el presupuesto en pequeñas cantidades de dólares que puede asignar a las tareas individuales de la estructura de desglose del trabajo. Si, por ejemplo, el monto presupuestado para los planos eléctricos es de $ 200, pero la estructura de desglose del trabajo muestra que la preparación de los planos demorará 30 horas, el presupuesto no es realista. En ese caso, debe cambiar la forma en que planea realizar el trabajo para usar menos horas o cambiar el presupuesto.

Costes reales

Una vez que el trabajo del proyecto ha comenzado, el proyecto acumula costos. El propósito clave de la contabilidad del proyecto es asignar los costos a la actividad cuyo presupuesto lo cubre, de modo que pueda ver si los costos reales coinciden con los costos presupuestados y asegurarse de que los costos reales no excedan el presupuesto. Por ejemplo, los costos para los técnicos que preparan los dibujos eléctricos se pagan del presupuesto de los dibujos eléctricos. Puede ver de inmediato cuando una tarea como los dibujos eléctricos ha agotado su presupuesto y amenaza con exceder su costo asignado.

Costos de seguimiento

El valor crítico para la contabilidad del proyecto es qué tan bien el proyecto en su conjunto se adhiere al presupuesto general. La estructura de desglose del trabajo le permite calcular el rendimiento presupuestario general a través del trabajo que ha completado. Si agrega los presupuestos de todas las tareas que ha terminado, divida por el presupuesto total y multiplique por 100, obtendrá un porcentaje del presupuesto que debería haber gastado. Si agrega los costos reales de las tareas completadas, divida por el presupuesto y multiplique por 100 obtendrá el porcentaje del presupuesto que realmente ha gastado. Si el porcentaje del presupuesto realmente gastado es mayor que el porcentaje que debería haber gastado, inmediatamente sabrá que está por encima del presupuesto. A continuación, tendrá que gastar menos en las tareas restantes o revisar el presupuesto.