Procedimientos de comunicación de emergencia

Ya sea que una emergencia afecte solo a su empresa o a todo el país, debe implementar procedimientos de comunicación que le permitan comunicarse con las personas con las que tiene que ponerse en contacto. Sus procedimientos deben permitirle verificar con los empleados y socios cómo los ha afectado la emergencia y proporcionarles la información que necesitan para ayudarlo a reanudar las operaciones. Los procedimientos claros ayudan a que su respuesta de emergencia sea efectiva y a que cada uno de sus empleados esté familiarizado con sus responsabilidades en caso de una emergencia.

Designar roles operativos

Las funciones clave de las comunicaciones de emergencia son la declaración de una emergencia y la comunicación con las personas interesadas. En sus procedimientos, debe designar un contacto principal que declare la emergencia y las personas responsables de comunicarse con los grupos de empleados, clientes, proveedores, autoridades y el público. Cada rol debe tener un candidato principal y una lista de suplentes. La función de los suplentes es verificar si la persona principal o el suplente que se encuentra delante de ellos en la lista puede realizar la función requerida. Si no, el suplente tiene que hacerse cargo.

Especifique con quién contactar

Una vez que las personas responsables han declarado una emergencia, los empleados de comunicación designados deben comunicarse con sus objetivos. Aquellos que se pongan en contacto con empleados, clientes y proveedores deben tener toda la información de contacto, incluidos números de teléfono alternativos y direcciones de correo electrónico. Quienes se pongan en contacto con las autoridades deben tener los números de teléfono de los servicios de emergencia pertinentes, la policía y los representantes gubernamentales. Aquellos que se pongan en contacto con el público deben poder convocar conferencias de prensa si corresponde y deben tener la información de contacto de los medios de comunicación locales. Sus procedimientos deben detallar cómo conserva esta información, la actualiza y la pone a disposición de los empleados que la necesitan.

Detalle de equipamiento y métodos de comunicación.

Además de saber con quién comunicarse, sus procedimientos deben brindarles a los empleados designados orientación sobre cómo iniciar la comunicación. Las líneas terrestres son confiables para los empleados que las tienen y para las autoridades y los medios de comunicación. Las alternativas incluyen llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes de texto. Este último a veces ocurre cuando el sistema de llamadas de voz móvil está sobrecargado. Puede llegar a algunos empleados a través de mensajes en las redes sociales. El objetivo es establecer contacto con cada empleado y objetivo y mantener registros de las llamadas y cualquier información obtenida.

Enumere qué información necesita comunicar

Sus procedimientos de comunicación de emergencia tienen que especificar qué se comunicará. Para empleados, clientes y proveedores, necesita detalles sobre su situación y debe informarles de lo que está haciendo la empresa. Si está configurando operaciones en una ubicación alternativa, debe darles la información. Para las autoridades, el objetivo es informarles sobre la situación de la empresa y si necesita ayuda. Para los medios de comunicación, informarles lo que está haciendo y lo que ha sucedido ayuda a mantener al público informado y puede ayudar a que los empleados se queden sin nada.