Respeto por correo electrónico en el lugar de trabajo

El correo electrónico es una forma ubicua de comunicación bidireccional en la vida cotidiana de muchas personas, en el hogar y en el lugar de trabajo. Sin embargo, algunos trabajadores pueden no separar adecuadamente un estilo de vida personal relajado de un entorno profesional respetuoso. Nikita Garia sugiere en un artículo para la sección "India Real Time" del sitio web "The Wall Street Journal" que el respeto por correo electrónico no solo es importante en el entorno de su oficina inmediata, sino también cuando se comunica con otras entidades relacionadas con los negocios fuera del área. lugar de trabajo - y en todo el mundo.

Composición

Está constantemente en modo de composición cuando está creando o respondiendo a un mensaje de correo electrónico. Esfuércese por usar siempre buenas habilidades de escritura, incluida la gramática, la ortografía y la estructura de las oraciones. Use lenguaje profesional, incluso en entornos de trabajo relajado, a menos que toda la organización esté en la misma página. Si bien un mensaje que se envía a los empleados en el lugar de trabajo está pensado como un medio de comunicación alternativo, y no para publicaciones literarias, modifique sus mensajes como un ensayo o un comunicado de prensa: introducción, cuerpo y conclusión, si son varias oraciones. .

Enviando

Imagine cómo aparece un nuevo mensaje de correo electrónico en la pantalla de la computadora para el destinatario. La bandeja de entrada para el cliente o programa de correo electrónico solo muestra fragmentos de información sobre la naturaleza del mensaje: el asunto, el remitente y la fecha / hora. Incluya un asunto en el correo electrónico como cortesía para que el destinatario pueda tener una idea rápida de lo que trata el correo electrónico. Además, tome la propiedad completa y maximice las características de personalización personal para su cuenta de correo electrónico. Por ejemplo, ingrese a la configuración de su correo electrónico y complete su nombre y apellido, así como su cargo y departamento. Cree una firma que incluya esta misma información, pero que también incluya su dirección, teléfono y fax, si corresponde. Esta cortesía ayuda al remitente a identificar quién es usted, lo que también reduce el tiempo necesario para rastrear su información adicional.

Recepción

Lea sus mensajes de correo electrónico nuevos y entrantes lo antes posible en caso de que el remitente requiera una respuesta rápida o una emergencia. En muchos programas de correo electrónico, los remitentes pueden incluir una exclamación "!" Marca para indicar alta importancia. Además, active las funciones de notificación de recibo en su programa de correo electrónico, por respeto a las personas en su lugar de trabajo que necesitan documentación de que el correo electrónico llegó a su Bandeja de entrada y que leyó el mensaje. Por cierto, la activación de las funciones de notificación automática le ahorra tiempo de tener que responder a correos electrónicos paranoicos en las siguientes líneas: "¿Recibió mi correo electrónico?"

Respondiendo

Responda a los mensajes de correo electrónico tan pronto como sea humanamente posible y cuando el tiempo lo permita. Cuando recibe una llamada telefónica, tanto usted como la persona que llama pueden contar el número de timbres. De manera similar, los remitentes de correo electrónico pueden usar las marcas de tiempo para contar la cantidad de minutos que se tarda en leer y responder a un mensaje de correo electrónico. Por cortesía, escriba y envíe una respuesta completa tan pronto como sea posible. Alternativamente, envíe un mensaje corto personalmente indicando que recibió el mensaje y cuándo espera enviar una respuesta completa. Tus compañeros de trabajo apreciarán que al menos tengas el mensaje de correo electrónico y su contenido en tu plato para el día.

Archivando

Guarde los mensajes de correo electrónico en el lugar de trabajo todo el tiempo que pueda, sin sacrificar la organización ni agotar los recursos de almacenamiento de la oficina. Cree carpetas que tengan los nombres de personas o departamentos que comúnmente le envíen correos electrónicos, y luego configure filtros que archiven automáticamente esos correos electrónicos en las carpetas respectivas. Borre periódicamente su bandeja de entrada y coloque correos electrónicos sin archivar en carpetas recién creadas o en la papelera de reciclaje. Configure el archivado automático que guarda los correos electrónicos en una segunda ubicación de almacenamiento después de un número determinado de días. En muchos aspectos, los correos electrónicos son documentos oficiales del lugar de trabajo, al igual que escribir un memorando o una carta de "Re:" (referente a) en papel. Además, los correos electrónicos también pueden servir como documentación en asuntos legales para el negocio.