Cómo usar subcuentas en QuickBooks

Con el fin de mantener sus libros organizados y hacer que los informes sean fáciles de compilar y leer, QuickBooks le ofrece la opción de configurar subcuentas en varios encabezados de cuentas, para que pueda realizar un seguimiento de los gastos no solo por tipo, como viajes, sino también los tipos de cosas que puede necesitar comprar mientras viaja, como comidas, alquiler de automóviles, hoteles y caja chica. De esta manera, todas estas subcuentas aparecen debajo del encabezado de viaje, lo que facilita la lectura de los informes. Puede agregar subcuentas a cualquier cuenta principal en su plan de cuentas.

Configuración de subcuentas

1.

Haga clic en el menú "Lista" y seleccione "Plan de cuentas". Haga clic en el menú "Cuentas" en la parte inferior de la ventana, luego haga clic en "Nuevo".

2.

Haga clic en la lista desplegable "Tipo" y elija el tipo de subcuenta: "Ingresos", "Gastos", "Responsabilidad civil", "Activo" o "Banco". Los tipos para las subcuentas deben ser iguales al tipo de cuenta principal, por ejemplo, no puede usar una cuenta de ingresos como una subcuenta para una cuenta de gastos. Marque la casilla "Subcuentas de" y seleccione una cuenta principal en esa lista desplegable.

3.

Haga clic en la lista desplegable "Línea de impuestos" y elija una línea de impuestos adecuada. Consulte a su contador o consulte el artículo de soporte de QuickBooks sobre líneas de impuestos (enlace en Recursos). Para evitar que aparezcan entradas dobles en sus formularios de impuestos, solo asigne líneas de impuestos a sus subcuentas.

4.

Ingrese un saldo inicial en ese campo, si ya ha estado haciendo un seguimiento de los gastos en esta cuenta. Si esta cuenta es nueva y aún no ha ingresado la primera transacción, deje el saldo inicial en cero. Haga clic en el botón "Aceptar".

Uso de subcuentas

1.

Haga clic en el menú "Contabilidad" y seleccione "Escribir cheques".

2.

Haga clic en la lista desplegable de proveedores en el campo "Para" e ingrese una cantidad en el campo "Cantidad". Ajuste el número de cheque y los campos de fecha para reflejar información precisa para ese cheque.

3.

Haga clic en la lista desplegable debajo de la columna "Cuentas" y seleccione la subcuenta apropiada. El monto total del cheque se coloca automáticamente en la columna "Cantidad". Si escribió un cheque para los montos que estarían en dos subcuentas diferentes, ajuste el monto junto a la subcuenta que ya eligió y repita este paso con la siguiente línea hacia abajo.

4.

Haga clic en "Guardar y cerrar". Cualquier informe que incluya la cuenta principal se divide en las subcuentas.