Tipos de estructura organizacional en la administración de oficinas

Diferentes pequeñas empresas utilizan estructuras organizativas variadas para realizar funciones de administración de oficina, a menudo basadas en las preferencias de un propietario. Algunos dueños de negocios manejan todas las funciones ejecutivas. Para una pequeña empresa con más de un propietario, las responsabilidades de la oficina pueden dividirse por experiencia o área funcional. Independientemente de cómo elija organizar su oficina, es importante que haya escrito las descripciones de los trabajos para que los trabajadores sepan qué se espera de cada empleado y quién tiene la última palabra en las decisiones.

Estructura organizativa

Una estructura organizativa es una agrupación de empleados de una empresa que delinea la función de cada trabajador, superior y subordinado. Un organigrama comienza con una lista del director ejecutivo en la parte superior y luego todas las personas debajo de él por nombre y título. Un CEO puede tener varios ejecutivos que le reportan directamente en la tabla debajo de él, conectados por líneas rectas. Estos empleados pueden incluir el director financiero, el director de marketing y el director de operaciones. Si bien todos los empleados de la empresa trabajan bajo el CEO, un organigrama conecta a cada empleado solo con sus informes directos. Bajo el CFO, por ejemplo, la tabla puede mostrar el director de recursos humanos y el personal de contabilidad. En los departamentos donde varios empleados realizan la misma función, como ventas o fabricación, los empleados se enumeran por título o función, no por nombre.

Plano

Una empresa muy pequeña con menos de 20 empleados puede usar una estructura organizativa plana, con todas las funciones de administración que reportan directamente al propietario. Un ejemplo sería un restaurante en el que el chef, el gerente del comedor, el contable y el camarero informen directamente al propietario. Aunque el gerente del comedor tiene autoridad sobre los camareros y el chef maneja a otros cocineros, el propietario a menudo tiene contacto directo con cada miembro del personal.

Departamento

Algunas empresas organizan sus oficinas por departamento o función, y cada jefe de departamento puede informar directamente al propietario de la empresa. Los departamentos pueden incluir ventas, marketing, contabilidad, recursos humanos, TI y producción. Una estructura como esta podría no tener una capa de administración, como un COO y un CFO, entre el propietario y los jefes de departamento. En pequeñas empresas con varios propietarios, los propietarios a menudo dividen estos deberes en función de sus áreas de especialización.

Geográfico

Si una empresa tiene varias ubicaciones, el propietario puede decidir convertir cada unidad en una empresa independiente, compartiendo algunos servicios y costos con la corporación. Cada unidad puede ser responsable de su propia contratación y despido, contabilidad, mantenimiento y otras funciones. Las unidades pueden compartir algunos costos, como mercadeo y compras, o pueden compartir empleados, como un contador que hace los libros para cada unidad.

Producto

Si una empresa tiene varios productos o servicios distintos, la oficina podría estar organizada en ese sentido. Una instalación de recreación puede tener grandes programas de tenis, natación y golf, por ejemplo, por lo que la oficina podría dividirse en esas tres divisiones. Cada departamento es responsable de parte de su administración, como personal y marketing, pero comparte otras funciones, como contabilidad y mantenimiento de instalaciones. Una empresa de calzado puede tener una administración de oficina separada para los departamentos de mujeres, hombres y niños. Un bufete de abogados se puede dividir por área de práctica, con cada departamento dirigido por un director que tiene la misma posición en el organigrama de la empresa.