Cómo escribir una política de viajes corporativos

Una política de viajes corporativos bien concebida protege a sus empleados cuando viajan, reduce los gastos de viaje de su pequeña empresa y limita sus responsabilidades legales. Desarrolle una política de viaje que comienza con la reserva de cualquier viaje y finaliza con el papeleo que el personal archiva después de que regresen.

Comience con una solicitud de viaje

Comience su guía de política de viaje con una descripción del procedimiento que deben seguir los empleados para obtener la aprobación del viaje. Cada viaje debe ser aprobado: el hecho de que un empleado haya asistido a una conferencia o feria comercial en el pasado no significa que esté aprobado para ir cada año. Incluya un resumen o formulario escrito que contenga la información requerida para la aprobación del viaje. Pídale al empleado que proporcione el nombre del evento si está asociado con el viaje, el propósito del viaje, el departamento al que se le cobrará el viaje, un costo total estimado y las fechas. Especifique qué superior, por título, puede aprobar el viaje para los empleados.

Especificar opciones

No permita que los empleados reserven sus propios vuelos o habitaciones de hotel sin la aprobación de su departamento de recursos humanos o contabilidad. Los empleados pueden reservar vuelos u hoteles que les proporcionen las millas de vuelo o puntos de alojamiento más frecuentes, en lugar de elegir el más económico para la empresa. Si permite que los empleados conserven los puntos de viajero frecuente y de habitación, solicite a su departamento de contabilidad o de Recursos Humanos o apruebe todas las reservas para obtener las mejores tarifas para su empresa. Si su compañía mantiene puntos frecuentes de viajero y alojamiento para sufragar el costo de los viajes de los empleados, incluya este hecho en su guía de políticas de viaje. Muchas de estas preocupaciones pueden evitarse si un empleado de Recursos Humanos investiga cada viaje basándose en el formulario de solicitud de viaje aprobado, reserva vuelos y habitaciones y carga los principales gastos en una tarjeta de crédito corporativa.

En la guía de viajes de la compañía, informe a sus empleados si pueden sugerir itinerarios alternativos o preferidos según los tiempos de viaje preferidos u otros factores con la condición de que la compañía pague la tarifa más baja disponible, mientras que el empleado paga la diferencia.

Delinear gastos

Establezca dietas diarias para que los empleados cubran comidas, propinas, taxis y transportes, llamadas telefónicas, estacionamiento y otros gastos imprevistos. Tenga en cuenta en la guía de viaje qué gastos requieren un recibo para el reembolso. Por ejemplo, puede especificar que todos los gastos superiores a $ 25 requieren un recibo, o puede excluir los recibos de comidas siempre que el gasto diario total no exceda la tarifa diaria. Especifique si los empleados deben enviar recibos en lugar de los estados de cuenta de la tarjeta de crédito para reembolsos. Un extracto de tarjeta de crédito solo muestra el monto total de la factura de un hotel, por ejemplo, mientras que la factura de la habitación muestra elementos imprevistos, como el mini-bar y el alquiler de películas, que la compañía normalmente no cubriría.

Incluir procedimientos de seguridad

Solicite a los empleados que incluyan el número de teléfono del hotel en el que se alojarán, así como un número de teléfono celular para que puedan comunicarse con ellos en caso de una emergencia. Ordene que dejen sus itinerarios, incluidos los horarios de vuelo, tren o viaje en auto, los horarios de check-in y check-out y los horarios de reunión. Pídales que notifiquen a sus supervisores sus horarios de llegada por correo electrónico del trabajo, incluso después del horario de atención. Si los empleados viajan al extranjero, pídales que le proporcionen un comprobante de un pasaporte válido, una identificación gubernamental adicional y la dirección y el teléfono de la embajada de los EE. UU. En ese país.

Incluir procedimientos de reembolso de gastos

Muestre a los empleados el formulario de reembolso que presentarán cuando regresen. Proporcione una copia de muestra con notas en cualquier sección que desee enfatizar. Indique claramente el procedimiento para presentar una solicitud de reembolso de gastos. Esto podría incluir el formulario, los recibos necesarios para ciertos artículos específicos, el nombre de la persona o departamento al que se debe enviar la solicitud y la fecha límite para enviar las solicitudes.