Cómo dar un informe de presupuesto

Un informe de presupuesto mostrará dónde se encuentra financieramente su empresa u organización. Los informes trimestrales le permiten hacer un seguimiento de sus gastos y asegurarse de que está en el buen camino para cumplir con sus objetivos presupuestarios. Los informes trimestrales también le permiten hacer los ajustes necesarios. Un informe de presupuesto debe consistir en un documento y una presentación donde pueda responder preguntas y realizar ajustes durante su reunión. Un informe de presupuesto exitoso abordará tanto el gasto pasado como el gasto futuro.

1.

Prepare un informe de gastos para el último trimestre o para el último año fiscal. Este informe debe resumir el gasto en cada categoría de gasto en su presupuesto. En el informe, puede agregar un apéndice que enumera los gastos individuales para cada categoría. Si hay alguna pregunta sobre el gasto específico durante la reunión, esto proporcionará un punto de referencia fácil.

2.

Cree un pronóstico de gastos para el próximo trimestre y para el resto del año fiscal. Incluya los ingresos esperados, así como los gastos esperados en el pronóstico. No necesita ser tan específico con los gastos esperados como lo es con los gastos pasados.

3.

Seleccione los puntos que necesita cubrir más en su reunión. Enfóquese principalmente en áreas donde está por encima o por debajo del presupuesto. Estos son los aspectos más destacados que deseará abordar durante la reunión.

4.

Trate las áreas donde necesitará recortar gastos o aumentar las metas de ingresos para mantenerse dentro del presupuesto. Esta será probablemente la parte más grande de su presentación. Es posible que deba incluir un lugar en esta parte de su presentación para una discusión sobre cómo abordará las deficiencias en el presupuesto actual y el año fiscal.

5.

Crear gráficos para incluir en una presentación de PowerPoint o Keynote. Estas tablas deben alcanzar cada uno de sus puntos principales en la presentación e incluir gráficos de gastos y excedentes. Incluya diapositivas para las preguntas que desea abordar durante la presentación.

6.

Revisa tus materiales y practica dando la presentación. Tome una segunda copia de su presentación en una memoria USB como copia de seguridad.

7.

Distribuya una copia del informe de presupuesto a cada persona que asiste a la reunión. Puede distribuir el informe antes de la reunión, para que los asistentes puedan revisarlo y venir preparados para responder preguntas y hacer sugerencias.

8.

Dé la presentación a su grupo y manténgase enfocado en el presupuesto mientras responde cualquier pregunta que pueda surgir durante la reunión.