Cómo escribir actas corporativas para un accionista

Si usted es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, se incorpora para recibir la protección de los activos personales que brindan las empresas. Además, su corporación puede aprovechar más deducciones de impuestos de las que tiene a su disposición como propietario único, y puede vender acciones para financiar la expansión. Incluso si usted es el único accionista, debe cumplir con los requisitos administrativos de la empresa. Esto incluye documentar el acta de la junta y los accionistas.

Incorporación

Como propietario único, usted opera un negocio que no está separado legalmente de usted. Todos los estados le permiten incorporar su propiedad exclusiva en una única corporación de accionistas. Para hacerlo, usted o un representante autorizado deben presentar los artículos de incorporación ante el secretario de estado. Casi todos los estados requieren su nombre y dirección como único accionista y el nombre y la dirección de al menos un director. Un número de estados requiere que su corporación tenga un mínimo de dos cargos en la junta directiva, con frecuencia presidente, secretario y director. Muchos de estos estados le permiten como único accionista ocupar más de un puesto de oficial.

Persona legal

Las leyes reconocen a su empresa como una persona jurídica con derechos constitucionales similares a los que disfruta como persona "natural". Su empresa tiene responsabilidad limitada, existencia perpetua y gestión centralizada. Los estatutos que rigen su corporación requieren el cumplimiento estricto de las reglas administrativas, incluida la renovación anual con el secretario de estado y la documentación de las decisiones corporativas. Las leyes exigen que su empresa realice al menos una junta de accionistas y una junta de directores cada año.

Oficial Único

Si ocupa todos los puestos de oficiales requeridos, no es necesario un anuncio previo de la reunión. Preparar una agenda de antemano. Los elementos críticos a cubrir en una reunión de la junta incluyen declaraciones de dividendos, nuevas búsquedas de préstamos, búsquedas de capital y cambios significativos en su compensación. Como asistente único, debe documentar la fecha, la hora y el lugar de la reunión. También debe enumerar los elementos de discusión, resumir los puntos clave y documentar las decisiones tomadas. Debe anotar todas las posiciones de asistencia, incluso si las ocupa todas.

Ejemplos

Debido a que todas las declaraciones de dividendos requieren la aprobación de la junta, debe documentarlas claramente en el acta de la reunión. Registre el monto del dividendo y el reconocimiento de que la compañía tiene suficiente efectivo para pagar el dividendo. Como otro ejemplo, siempre que desee modificar significativamente su compensación, debe incluir esto como un tema de la agenda. En las notas de la reunión, documente su aprobación para otorgarle al director ejecutivo de la empresa, usted, un aumento de $ 50, 000 en bonos, por ejemplo.

Prueba

Siempre firme sus notas de la reunión y manténgalas en un lugar seguro. Si el Servicio de Impuestos Internos cuestiona su compensación, los préstamos de los accionistas o la distribución de dividendos en una auditoría, tendrá un registro para respaldar sus acciones. Si un acreedor comercial o una parte en una demanda intenta convencer a un juez de que su corporación es una farsa para obtener sus activos personales, estas actas de la reunión pueden probar que su corporación es legítima.