¿Qué se documenta en el acta anual?

Su corporación podría tener una pequeña junta directiva formada por un presidente, secretario y tesorero o, si es una corporación "S", podría tener un solo accionista: usted. Registre las decisiones comerciales importantes que tome cada año en las actas de las reuniones anuales. Las actas anuales siempre deben incluir la fecha y el lugar de su reunión, a quién asistió en la empresa y un resumen de las acciones de su empresa durante el último año fiscal.

Requerimientos básicos

Todos los estados requieren que las corporaciones celebren reuniones corporativas válidas y mantengan actas corporativas. Las reuniones deben celebrarse solo una vez al año, especialmente si tiene una pequeña empresa. Celebre una reunión válida dando aviso adecuado y manteniendo registros escritos en forma de actas de reuniones anuales. Registre quién asiste a la reunión, el día y la hora en que se realiza la reunión, y se cubre la información básica y se toman las decisiones. Incluso si todo sigue igual, simplemente grabe eso en minutos. Revise los requisitos corporativos de su estado para asegurarse de tener cubiertos los aspectos básicos.

Acta de un solo accionista

Para las corporaciones "S" con un solo accionista, los requisitos para los minutos anuales son simples. Fije una fecha para la reunión. Registre la reunión como una reunión conjunta del consejo de administración y el accionista. Incluya su estado de ganancias y pérdidas anual si lo desea. No es requerido. Registre cualquier cambio importante en su negocio que haya tenido lugar durante el año. Elija a los oficiales de acuerdo con sus estatutos y artículos de incorporación, si especifican que las elecciones deben realizarse cada año. Firma el acta como secretario de la corporación.

Acta de dos accionistas

Determine la fecha de su reunión y proporcione el aviso adecuado. Si se reúne a menudo con el otro accionista, puede firmar una renuncia de aviso. La renuncia a la notificación debe indicar que ambos tuvieron la reunión juntos. Registre el acta de su reunión para indicar que los dos accionistas estuvieron presentes en una reunión conjunta de accionistas y la junta directiva. Elija a los oficiales de acuerdo con sus estatutos y artículos de incorporación. El secretario de la corporación debe firmar las actas cuando esté completo.

Tres o más accionistas

Cuando hay más de dos accionistas involucrados en una corporación, la reunión anual debe llevarse a cabo siguiendo de cerca las reglas del estado en el que está incorporada su empresa. Asegúrese de que el presidente, presidente de la junta o secretario llame a la reunión y dé aviso adecuado. Mantenga registros de asistencia, que generalmente incluyen una lista firmada, junto con las actas de la reunión anual. Registre todas las acciones requeridas, incluida la elección de oficiales y nombramientos de comités, en las actas oficiales. Mantenga los minutos en un libro de actas corporativo.