Comunicación empresarial efectiva en reuniones

La comunicación comercial efectiva es esencial durante las reuniones, ya que las reuniones ofrecen la oportunidad para que los empleados de diferentes facetas de la empresa se reúnan para reforzar estrategias, generar ideas, celebrar éxitos y diseccionar errores. Ya sea que las reuniones sean cara a cara, por teleconferencia o por videoconferencia, las partes relevantes tienen la oportunidad de intercambiar información que conduzca a la estabilidad y el crecimiento de la empresa. Cuando se administran mal, las reuniones de negocios pueden desperdiciar un tiempo valioso de la empresa. La comprensión de los elementos clave de una comunicación empresarial efectiva maximiza la efectividad de las reuniones en el lugar de trabajo.

Averías

De acuerdo con el Asistente para reuniones, la comunicación comercial efectiva se rompe en las reuniones cuando son demasiado largas, programadas sin el tiempo suficiente para prepararse adecuadamente para ellas y terminan sin establecer pasos de acción. “Realizar reuniones efectivas en el trabajo” recomienda seleccionar un formato de reunión para la empresa y mantenerlo para que los participantes se familiaricen con él.

Regla de cuatro pasos

Las reuniones de negocios pueden maximizar la comunicación siguiendo cuatro pasos, de acuerdo con el Asistente para reuniones. Prepárese seleccionando a los participantes con cuidado, avisando con anticipación y planificando una agenda claramente articulada. Seleccione una persona o equipo de empleados cuya responsabilidad principal sea la facilitación efectiva, incluida la toma de notas y el cronometraje. Deje espacio para una comunicación empresarial inspirada invitando a los participantes a opinar y permitiendo una discusión sólida. Recapitule los logros de la reunión y proporcione o recapitule los pasos que se pueden tomar antes de concluir.

Conocimiento de la audiencia

Al planificar reuniones, tenga en cuenta la audiencia. Determine si la reunión será grande o pequeña, y planifique la posibilidad de sentarse y hablar en consecuencia. Proporcione materiales de fácil lectura y asegúrese de que todos puedan ver cualquier proyector, pizarra o cualquier otro equipo de ayuda visual antes de comenzar. Tenga en cuenta si la reunión está dirigida a funcionarios superiores, nuevas contrataciones, clientes actuales o clientes potenciales.

Reuniones en línea

Las reuniones de negocios en línea son cada vez más comunes, y hay formas de facilitar la comunicación comercial efectiva durante este tipo de reuniones. La claridad es particularmente importante durante las reuniones en línea debido a la naturaleza más remota de la reunión, de acuerdo con la "Zona de conferencia web". La información debe ser investigada a fondo, preparada y presentada de una manera interesante. La "Zona de conferencia web" enfatiza que el enfoque debe estar en la agenda de la reunión, no en la tecnología involucrada en la ejecución de la reunión. Recuerde a los participantes que las reuniones en línea deben tratarse con el mismo nivel de seriedad y formalidad que las reuniones tradicionales, y haga un seguimiento para asegurarse de que se están actuando los pasos a seguir.

Consejos

Pequeños ajustes en la entrega pueden tener un gran impacto en la efectividad de la comunicación. Al dirigirse a grupos de personas en reuniones, haga contacto visual con los miembros individuales, pero diríjase al grupo como un todo cuando responda a una pregunta individual, de acuerdo con “Ocho formas de demostrar las habilidades de expresión oral en una reunión”. Sea proactivo al solicitar comentarios y anime Discusión de seguimiento cuando los miembros responden. El artículo también recomienda imitar el comportamiento de los demás para crear coherencia. Por ejemplo, si otros contribuyen con comentarios breves, sus comentarios también deben ser breves. Evitar el uso de clichés y retórica prolija.