Cómo escribir informes confidenciales a los empleados

Advertencia

• La expectativa de confidencialidad, ya sea requerida por la ley o como una política de su organización, conlleva responsabilidades profesionales y legales. No mantener la confidencialidad puede llevar a juicios, dañar su carrera y afectar a su organización.

La comunicación interna es un sello distintivo de cualquier organización, ya sea una empresa grande o pequeña, una iglesia o un grupo sin fines de lucro o una oficina gubernamental. Aunque mucha comunicación ocurre verbalmente en reuniones cara a cara, por teléfono o por video chat, las comunicaciones escritas juegan un papel importante en cualquier organización. Los documentos brindan la oportunidad de comunicarse de manera reflexiva, enfática y clara. Además, proporcionan un registro permanente de las ideas e información que se comunican, las tareas solicitadas y las expectativas de la gerencia o los empleados. Los documentos escritos pueden estar destinados a una distribución amplia y abierta. Pero ocasionalmente, es posible que tenga que enviar un informe confidencial, es decir, un documento "solo para los ojos" destinado a ser visto solo por un solo empleado o por un pequeño grupo selecto de destinatarios. Su organización puede requerir el uso de una plantilla de informe confidencial, pero incluso si no lo hace, es importante seguir el protocolo al enviar informes confidenciales.

Conoce la jerga

Las organizaciones suelen tener su propia terminología para informes confidenciales. El gobierno federal, por ejemplo, utiliza términos como "Máximo secreto", "Información comercial confidencial", "Secreto comercial" o "Interno y deliberativo" para distinguir diferentes tipos de información destinados a una distribución muy limitada. Los términos significan cosas diferentes y requieren diferentes niveles de seguridad de documentos. Las personas que envían dichos documentos, así como quienes los reciben, deben conocer los requisitos asociados con cada nivel de confidencialidad.

Las grandes empresas también tienden a hacer distinciones similares y pueden tener sus propios requisitos similares a los del gobierno. Las empresas más pequeñas generalmente utilizan un enfoque menos formal, pero aún esperan que la confidencialidad esté bien mantenida. Si está escribiendo un informe para mantenerlo confidencial, asegúrese de estar familiarizado con la terminología de su organización.

Conocer el protocolo

Las transmisiones confidenciales pueden requerir un manejo especial. Quizás la entrega de correo electrónico esté prohibida y los documentos confidenciales deben entregarse a mano. Es posible que se requiera una carpeta o un sobre especial, o un atrevido sello "Solo ojos". Algunas organizaciones solo permiten que los documentos confidenciales se escriban o fotocopien en máquinas seleccionadas especialmente dedicadas a este propósito. Las personas autorizadas para tales comunicaciones pueden ser las únicas autorizadas para crear documentos confidenciales, quizás después de una capacitación y certificación especializadas. Del mismo modo, a los destinatarios de la información confidencial también se les puede exigir que cuenten con dicha certificación de la organización.

Incumbe a la persona que crea el documento confidencial estar al tanto de los requisitos internos y seguirlos hasta la carta. También se espera que el destinatario o los destinatarios del documento estén familiarizados con el protocolo de la compañía, de modo que todas las partes en el circuito puedan mantener la confidencialidad en consecuencia.

Entiende tu propósito

Debe hacer que su comunicación sea confidencial solo cuando dicho paso sea explícitamente necesario o se considere necesario para proteger información inusualmente confidencial. Por ejemplo, puede esperarse que un gerente envíe a un empleado un informe de desempeño por escrito cada año, y que use un formato de informe anual confidencial para crear y transmitir el informe. En este caso, la necesidad de confidencialidad es evidente.

Por otro lado, tal vez un correo electrónico ad hoc para un empleado contenga información sensible y estratégica que no debería distribuirse ampliamente. En este caso, el remitente del correo electrónico puede querer invocar la confidencialidad para proteger el contenido del correo electrónico. En cada caso, reconocer la necesidad de confidencialidad es el primer paso para una comunicación adecuada.