Cómo redactar actas de la Junta para una reunión de dos días

Las actas de las reuniones de la junta proporcionan un registro legal de cada reunión. Identifican a los participantes y lo que aportaron, así como una lista de las decisiones tomadas en cada reunión. Al escribir las actas de la junta para una reunión de dos días, los detalles de cada día pueden ser importantes, así que organícelos para aclarar en qué día se llevó a cabo cada actividad.

Agenda de la reunión del Consejo

Escriba su agenda para describir los puntos focales de la reunión de cada día. Las reuniones de la junta programadas que se llevarán a cabo durante más de un día generalmente cubren diferentes temas. El primer día puede presentar los resultados de una auditoría con el segundo día para discusión y decisiones. Una reunión mensual normal de la junta directiva puede ser seguida al día siguiente por una presentación y discusión de una propuesta de adquisición o plan de reorganización. La agenda de su reunión es un documento importante que describe lo que está programado para cada día y constituye la base de las actas. Puede elegir producir una agenda completa que contenga un programa de dos días o una agenda separada para cada día.

Fecha, hora, lugar y asistentes.

Las actas documentan formalmente lo que sucede cada vez que la junta se reúne, registrando la fecha de la reunión, la hora a la que se convocó la orden, la ubicación, los nombres de los asistentes y cualquier quórum para votar las decisiones. Debido a que los minutos son documentos legales, las actividades de cada día deben informarse en un documento de minutos separado.

Informes y viejos negocios

Cada día de su reunión tendrá diferentes informes y asuntos antiguos, y el segundo día reflejará las actividades del día anterior. Las actas de una reunión anterior siempre se presentan para su aprobación antes de los informes y asuntos antiguos, por lo que las actas del primer día deben anotarse en las actas de su segundo día como aprobadas, enmendadas o rechazadas. Enumere los informes y asuntos antiguos por separado para cada día, incluso si continúan con un tema presentado en la primera reunión. Sus minutos deben ser una representación precisa de lo que sucedió y cuándo, incluso si el negocio anterior es solo una aprobación de los minutos del día anterior.

Nuevos negocios, discusión y decisiones

Los nuevos negocios pueden ser una discusión continua de un informe del día anterior o un tema completamente nuevo. Documente todos los temas, puntos de discusión, participantes de la discusión, mociones y votos para cada día en sus actas por separado. Adjunte cualquier documento de respaldo, como informes y propuestas, a las actas del día en que se presentaron.

Próxima reunión y clausura

Al final de la reunión del primer día, debe haber una moción para levantar y volver a reunir al día siguiente. Documente esta moción y vote al final de sus minutos del primer día. Comience nuevos minutos para el segundo día, lo que indica que se trata de una reunión de traspaso del día anterior. Maneja los movimientos de cierre y los votos de la misma manera que normalmente se hace.