Cómo escribir un correo electrónico comercial a un cliente para un pedido incorrecto

El correo electrónico de negocios tiene muchos propósitos cuando se envía con respecto a un pedido inexacto. Sirve como un documento legal, una disculpa y una resolución. Intenta corregir la inexactitud, al mismo tiempo que retiene al cliente. Un correo electrónico efectivo proporciona información clara y procedimientos alcanzables que guían al cliente sin problemas a través del proceso de resolución del pedido.

1.

Trate el correo electrónico como una copia impresa electrónica. Incluya todos los elementos formales de una carta comercial estándar en el correo electrónico de su empresa. Escriba la fecha de la respuesta y sígala con el número de pedido correspondiente y un saludo profesional, como "Estimado Dr. A. Smith" o "Estimado Sr. John F. Smith".

2.

Utilice el primer párrafo de su correo electrónico para proporcionar una breve introducción. Preséntese, describa la información del pedido y asegure al cliente que la inexactitud se corregirá.

3.

Explique los detalles del pedido en los siguientes párrafos. Enumere la información del producto que el cliente debería haber recibido contra lo que realmente se emitió. Explique las opciones disponibles para resolver el pedido inexacto y los pasos que la compañía tomará para acelerar la resolución, como el envío urgente o la entrega en el mismo día. Sea claro y cortés.

4.

Usa los párrafos finales para mostrar aprecio. Agradezca al cliente por su negocio y paciencia. Proporcione la información de contacto y el horario comercial del representante o departamento que pueda ayudar al cliente con cualquier pregunta o inquietud. Recuerde al cliente que haga referencia al número de pedido cuando se comunique con el departamento si tiene preguntas o inquietudes.

5.

Termine el correo electrónico comercial con un cierre profesional, como "Saludos" o un simple "Gracias". Asegúrese de que su firma incluya el título de su empresa y la información de contacto, si es diferente de la información incluida en el párrafo final.

6.

Use un formato de estilo de bloque para su correo electrónico, con todo el texto empezando a ras en el margen izquierdo. Use una fuente y un tamaño que sean fáciles de leer, como Times New Roman 12 o Arial 10, e incluya espacios dobles entre cada párrafo.