Cómo escribir una carta de colecciones de negocios

Las cartas de cobro de negocios generalmente ajustan su tono a la cantidad de tiempo que una factura está en mora. Si bien el objetivo principal de una carta de cobro es persuadir al cliente para que envíe el pago, el proceso de cobro no debe poner en peligro la relación comercial. Las empresas pueden usar cartas de cobro como el único medio de comunicación cuando intentan cobrar facturas vencidas. Algunos pueden usarlos como complemento de las llamadas de cobro.

Tono

El agente de cobro debe escribir la carta en un tono que sea firme y considerado, recordándole al cliente el monto vencido y que la empresa apreciaría un pago rápido. Por ejemplo, una carta de cobro de una deuda que está vencida a 30 días podría comenzar diciendo: "Aún no hemos recibido el pago y le recomendamos que lo envíe lo antes posible para mantener sus privilegios de crédito".

Contenido

El contenido de cualquier carta de cobro comercial generalmente establece la naturaleza de la queja y los pasos que el destinatario debe tomar para resolverla. Por ejemplo, una carta para una deuda con 60 días de vencimiento podría indicar: "Aún no hemos recibido el pago de la Factura # 19 con fecha del 2 de enero de 2012. El 2 de marzo, enviamos un recordatorio de vencimiento pero no hemos recibido respuesta de Usted. Póngase en contacto con nuestra oficina lo antes posible para acordar el pago ".

Consecuencias

Las cartas de cobro de negocios que son avisos finales normalmente informarán al cliente que su deuda se remitirá a una agencia de cobro después de una fecha determinada. En algunas circunstancias, un aviso final también puede indicar que la compañía presentará una acción legal o recuperará la propiedad no pagada. Los avisos finales usualmente ocurren con una deuda que está vencida en 90 días o más. Por ejemplo, una carta de cobro final para el pago de los muebles puede indicar: "A menos que el pago completo se reciba dentro de las dos semanas posteriores a la fecha de esta carta, nos veremos obligados a recuperar la propiedad".

Negociación de pagos

Una carta de cobro comercial que intente preservar el bienestar de la relación entre el comerciante y el cliente puede ofrecer un plan de pago revisado. Por ejemplo, una compañía puede ofrecer pagos parciales a un cliente que está vencido en 30 días. La carta de cobro podría indicar: "Reconocemos que puede estar experimentando dificultades financieras. Póngase en contacto con nosotros lo antes posible para establecer un acuerdo de pago alternativo".