Gestión eficaz de proyectos en la organización de pequeñas empresas

La gestión eficaz del proyecto en una pequeña empresa significa alcanzar los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, a pesar de tener menos recursos que las grandes organizaciones. Implica identificar qué métodos de gestión de proyectos puede aplicar a otros objetivos del proyecto y cuáles no agregan valor en el entorno de pequeñas empresas menos estructurado. Las herramientas que simplifican la colaboración y fomentan el intercambio de información son útiles, mientras que los procedimientos que requieren estructuras rígidas y descripciones de tareas detalladas no funcionan bien en organizaciones más pequeñas. Una combinación de informes de alta calidad y organización flexible es la más efectiva.

Programar

Los proyectos tienen un marco de tiempo limitado. La gestión eficaz del proyecto garantiza la finalización de las tareas individuales y todo el proyecto a tiempo. El software que genera la Evaluación de proyectos y la Técnica de revisión, o los gráficos PERT, y los gráficos de Gantt le permiten realizar un seguimiento del progreso del trabajo. Las Estructuras de Desglose del Trabajo en estos programas le permiten dividir cada parte del trabajo en acciones separadas que puede evaluar por grado de finalización, mientras que los cuadros PERT o Gantt le permiten determinar el progreso. Los programas a menudo están diseñados para acomodar incluso los proyectos más grandes, pero también se reducen para trabajar en los proyectos de las pequeñas empresas.

Los costos

El seguimiento de los costos es vital para los proyectos de pequeñas empresas, porque la empresa a menudo tiene recursos financieros limitados. El software de programación puede incluir funciones de costos, pero para las pequeñas empresas puede ser más transparente y eficaz para hacer un seguimiento de los costos a través de un presupuesto tradicional. El presupuesto muestra las principales partidas de costos y columnas para el costo estimado, el costo de compra y el costo pagado. La columna de costo comprado es una señal de advertencia temprana que le permite reaccionar y renegociar las órdenes de compra si hay una gran discrepancia. A medida que el proyecto avanza y más columnas se llenan con números coincidentes, puede ver que el proyecto va por buen camino.

Controles

Las funciones de programación y seguimiento de costos le permiten determinar cuándo un proyecto se retrasa o sobrepasa el presupuesto después del hecho. Para una gestión de proyectos efectiva, necesita controles que prevengan las principales discrepancias en primer lugar. Para los costos, la función de control es limitar la autoridad del gasto. Si los empleados están autorizados para emitir órdenes de compra solo hasta una cierta cantidad, esto limita el riesgo de sobrecostos. Para los controles de programación, puede utilizar hitos. Los mejores hitos son los externos, como los permisos y las licencias. Si la programación exige la emisión de un permiso de construcción para una fecha determinada, tiene un hito generado externamente que, si no se cumple, significa que debe tomar medidas correctivas para corregir el progreso del proyecto.

Evaluación

Una función clave para la gestión de proyectos es aprender de la experiencia. El aprendizaje es especialmente importante para las pequeñas empresas, porque la mayoría de las mismas personas realizarán el mismo trabajo para proyectos futuros. Una atmósfera de colaboración sin asignar culpas es importante para una evaluación efectiva. Cada miembro del equipo debe poder presentar sus inquietudes y hacer que se las solucione. El proceso debe reconocer que las personas que realizan el trabajo son las más autorizadas en su desempeño. Una función de evaluación efectiva al final del proceso de gestión del proyecto fortalece la cohesión del equipo y mejora la moral de la empresa.