Cómo escribir una carta de rechazo de oferta

Aunque nunca es fácil rechazar a un contratista o compañía para un trabajo, lo correcto es notificarles de la situación de manera educada. Escribir una carta es una manera profesional pero no conflictiva de comunicarse con la empresa. El tono de la carta debe ser cortés y explicar por qué se rechazó la oferta. Mantenga la relación amistosa indicando una esperanza de colaboración futura a pesar de que esta situación particular no funcione.

1.

Formato de la carta con un tono y estructura profesional. Use el membrete de la empresa, coloque la fecha en la parte superior e incluya el nombre y la dirección de las empresas ofertantes. Escriba un saludo apropiado, como "Estimado Sr. Jones".

2.

Agradezca a la compañía por su oferta. Indique el proyecto y la fecha de la oferta en particular. Si tiene varios proyectos en marcha a la vez, algunas compañías pueden haber presentado numerosas ofertas. Asegúrese de que entiendan la oferta específica que se está rechazando.

3.

Complementar al contratista en su propuesta, trabajo pasado o reputación. Encuentre algo agradable que decir sobre la compañía para que la carta sea cortés y positiva.

4.

Rechazar la oferta. Explique el motivo del rechazo, ya que el costo estimado era demasiado alto o que otra empresa tenía más experiencia con los detalles del proyecto. También puede decir si hubo algún error en la oferta, lo que puede ayudar al contratista a evitar cometer el mismo error en el futuro. Por ejemplo, la empresa ofertante puede usar varias capas de subcontratistas, un factor que no funcionó bien para usted.

5.

Cierre la carta diciendo que espera trabajar juntos en el futuro. Puede ser una buena práctica comercial mantener la puerta abierta a futuras oportunidades; nunca se sabe cuándo este contratista en particular será perfecto para una tarea en el futuro.

6.

Termine la carta con un cierre apropiado, como "Atentamente". Firme la carta para que sea oficial, así como para mostrar un toque personal.

Advertencia

• Siempre envíe una carta oficial de rechazo de la oferta en lugar de simplemente llamar al contratista o compañía. Tener el rechazo por escrito evita cualquier confusión en caso de que la parte rechazada intente tomar medidas contra su empresa alegando que hubo un contrato o promesa de trabajo.