Cómo escribir un recibo de factura

Si su empresa acepta dinero en cualquier forma, es un buen servicio al cliente dar un recibo a un cliente que lo solicite. No recibirá esta solicitud a menudo para productos o servicios facturados, porque la mayoría de los clientes pagan facturas con cheque, tarjeta de crédito o débito. Todos estos métodos de pago tienen un comprobante de pago incorporado a través de los estados financieros de sus clientes. Si un cliente le pide un recibo o necesita un recibo porque le pagó a su compañía en efectivo por el monto de una factura, hay muchas opciones disponibles.

Factura pagada

La mayoría del software de contabilidad incluye la opción de imprimir una copia de una factura con los pagos aplicados. Primero recibes el pago de tus clientes. Aplica el pago a la factura de tu cliente. Imprima una copia de la factura. Si el cliente pagó la factura en su totalidad, el software imprimirá "PAGADO" en la parte superior de la factura y el saldo pendiente será cero. Si el cliente realizó un pago parcial, la factura mostrará el saldo original, el monto que pagó el cliente y el saldo restante no pagado.

Recibo de software

Muchos programas de contabilidad para pequeñas empresas tienen una opción, que no se utiliza a menudo, para imprimir un recibo de los pagos que recibe la empresa. Verifique su software para ver si es posible que imprima un recibo. Si es así, aplique el pago a la factura correcta y luego imprima el recibo, siguiendo las instrucciones de su software de contabilidad.

Recibo manual

Si usted hace sus libros a mano, necesitará escribir los recibos a mano. Compre un libro de recibos en su tienda local de suministros de oficina. Antes de realizar su compra, revise la variedad de recibos disponibles para asegurarse de que incluyan toda la información que desea en sus recibos cuando confirme los pagos a sus clientes. Los conceptos básicos que se deben incluir en un recibo incluyen el nombre del cliente, la fecha del pago, la descripción de la compra, el monto de la compra, el número de factura y su firma. Es importante que los recibos de facturas manuales tengan una firma, por lo que si el cliente necesita presentar el recibo como prueba de pago, usted sabe que es un recibo auténtico.

Modelo

Si no desea comprar un libro de recibos en una tienda de suministros de oficina, hay plantillas de recibos gratuitas disponibles en línea de compañías como Microsoft y Apache. Hay muchas opciones disponibles, así que seleccione la plantilla de recibo que mejor se adapte a sus necesidades. Además, si tiene las habilidades para hacerlo, puede crear su propia plantilla de recibo. Use un recibo real como modelo para incluir todos los campos importantes.

Sello pagado

También puede entregar a su cliente una copia de su factura sellada "PAGADO" como prueba de su pago. Compre un sello "PAGADO" en una tienda de artículos de oficina. Hay sellos que incluyen fechas que puede ajustar, y sellos donde tiene que escribir la fecha en forma manual. Imprima una copia de la factura del cliente y el sello que pagó. La mayoría de estos sellos incluyen una línea donde usted inicializa o firma su nombre. Esta característica es importante para que su sello pagado sea auténtico.