Ejemplo de un libro mayor sin fines de lucro

Las organizaciones sin fines de lucro a menudo reciben fondos de donantes individuales y otros apoyos externos. La necesidad de claridad y divulgación se hace evidente al solicitar contribuciones. Sin embargo, ya sea que la organización sin fines de lucro busque donantes o no, una parte clave de la gestión de cualquier esfuerzo exitoso que implique obtener ingresos y distribuir servicios o productos es un sistema contable sólido.

Procedimientos básicos de contabilidad

La ecuación contable básica "activos es igual a los pasivos más el patrimonio de los propietarios" se modifica en el caso de una organización sin fines de lucro porque el capital de los propietarios no es generalmente aplicable. Por lo tanto, la ecuación básica se convierte en activos es igual a los pasivos más los activos netos. Esta ecuación, cuando se calcula con precisión, se equilibra. Además, es esta información la que se muestra en el balance general como parte del estado financiero o informe financiero de la organización. Para obtener esta información, una organización sin fines de lucro registrará las transacciones a lo largo de un año utilizando el ciclo contable básico. Un registro fundamental utilizado en este ciclo es el libro mayor.

El libro mayor y el plan de cuentas.

Los libros mayores generales son registros de todas las cuentas de la organización. Para facilitar la grabación y la transferencia de datos pertinentes, se utiliza un plan de cuentas. Los beneficios de este cuadro incluyen la capacidad de rastrear y clasificar con mayor precisión las diversas transacciones en las que participa la organización durante todo el año. Esto, a su vez, ayuda a la organización sin fines de lucro a compilar informes precisos para el examen interno y la presentación a los donantes actuales y potenciales. Incluso para las pequeñas organizaciones sin fines de lucro, un sistema de numeración que identifica los tipos de cuentas en el cuadro agiliza la entrada y el análisis de datos.

Tipos de cuenta sin fines de lucro

En muchas organizaciones sin fines de lucro, se reciben donaciones y fondos y se pagan los gastos y premios. Esto crea una necesidad de diferentes tipos de cuentas dentro del libro mayor. Por ejemplo, las cuentas básicas incluyen activos, activos netos, ingresos, gastos y pasivos. Estas categorías pueden subdividirse en el libro mayor para proporcionar información más detallada.

Simple libro mayor general

Las cuentas de activos incluyen efectivo y cuentas por cobrar. Los pasivos incluyen cuentas por pagar, gastos acumulados e ingresos diferidos. Una pequeña organización sin fines de lucro con menos subcategorías de cuentas podría usar un libro mayor general simple que no contenga más de seis columnas: la primera para las fechas de transacción, la segunda para las descripciones de la transacción, la tercera y la cuarta para publicar un débito o un crédito para transacciones específicas, y la quinta y sexta para ajustar el saldo deudor o crédito de la cuenta general.

Registro de transacciones específicas

Para facilitar el acceso, las grandes organizaciones sin fines de lucro pueden necesitar mantener cuentas subsidiarias como parte del libro mayor. Por lo tanto, los subgrupos de gastos podrían incluir transacciones como la compra de servicios de envío o impresión. El alquiler, los servicios públicos y las tarifas administrativas son ejemplos adicionales de lo que una organización sin fines de lucro podría incluir en el libro mayor como cuentas de gastos subsidiarias separadas.

Cuando se compran suministros, la cuenta de gastos aumenta y la cuenta de efectivo disminuye por la misma cantidad. Debido a que los libros de contabilidad generales utilizan métodos de contabilidad de doble entrada, cada transacción registrada incluye un débito a una cuenta y un crédito a la otra.