Cómo usar la tecnología para trabajar más efectivamente

Durante miles de años, los comerciantes y los empresarios han utilizado la tecnología para hacerles la vida más fácil. Las antiguas prensas de aceite de oliva proporcionan evidencia de que los comerciantes de hace miles de años mejoraron su producción utilizando la última tecnología. Los comerciantes de acciones utilizaron la cinta de teletipo hace 140 años para mejorar la calidad de su información. Durante 60 años, las fotocopiadoras han permitido a los líderes de proyectos lograr que sus equipos trabajen de manera efectiva. Las tecnologías más nuevas de hoy pueden mejorar la productividad, mejorar la transferencia de información y optimizar el rendimiento del equipo.

Acciones repetitivas

La tecnología es mala para tomar decisiones pero buena para realizar la misma acción una y otra vez, así que busque lugares en su operación donde las personas tengan que realizar tareas repetitivas. Pon la tecnología a trabajar allí y pon a tu gente a trabajar usando sus cerebros. Dependiendo de su línea de trabajo, reemplace los pasos de maquinado repetitivo con fundición, alguna otra formación de metal o el uso de máquinas de control numérico por computadora; actualice un proceso de recepción o reserva para que el personal de servicio al cliente no tenga que volver a ingresar la información que ya está en su sistema; o permitir que su sistema de punto de venta se integre a la perfección con su sistema de contabilidad para que se puedan generar automáticamente informes periódicos.

Mejora de la transferencia de información

La efectividad organizacional a menudo disminuye porque la información no se abre paso en todos los lugares donde debe estar. La transferencia de información deficiente se siente más directamente en los equipos de proyecto: equipos ad hoc o permanentes reunidos para realizar una tarea específica. La tecnología que puede ayudar en esta área en su empresa incluye un sitio web para mantener información actualizada sobre los objetivos de la compañía y el estado de los diversos proyectos e iniciativas; una herramienta de software de gestión remota de proyectos para manejar un equipo distribuido geográficamente o en términos de horarios de trabajo; o el uso de herramientas de redes sociales como Twitter para mantener actualizados a todos los miembros de su equipo.

Mejorando la comunicación

Casi todas las empresas pueden beneficiarse de una mejor comunicación, ya sea entre colegas o entre el personal y los clientes. Algunas veces esto puede ser en forma de comunicación inmediata en tiempo real, pero también puede incluir información grabada para servir como un recurso de capacitación. Hardware o software de videoconferencia que le permite tener conversaciones "cara a cara" sin tener que viajar, ya sea a través de la ciudad o en todo el mundo; software para compartir el escritorio que le permite compartir su escritorio con alguien a través de Internet o grabar sus acciones para verlas posteriormente; o equipo de video para grabar un proceso o procedimiento que luego será un recurso para educar a sus clientes o capacitar a nuevos empleados, todos pueden mejorar la comunicación en su negocio.

Tecnología para ayudar al diseño

Si su trabajo consiste en diseñar casi cualquier cosa (muebles, casas, chips de computadora, láseres), puede encontrar herramientas de diseño que agilicen el proceso de diseño. Existen herramientas para ayudar con el diseño en sí, herramientas para ayudarlo a visualizar su diseño y herramientas para predecir el rendimiento de su diseño. Algunos ejemplos de estas herramientas de diseño son el software de diseño que puede ayudarlo a colocar muebles dentro de una casa, ubicar regiones de semiconductores en un microcircuito o trazar un guión de una película; una impresora 3-D, también llamada máquina de creación rápida de prototipos, que puede hacer un modelo de partes físicas que usted diseña; y un software de análisis que predice el rendimiento de su diseño, ya sea un artefacto de iluminación o un puente.

Cuándo adoptar nuevas tecnologías

Siempre hay una pregunta de costo a beneficio cuando se trata de adoptar nuevas tecnologías. Una lavadora de ventanas automatizada puede evitar que tenga que hacerlo usted mismo, pero si está gastando $ 80, 000 para ahorrar cinco minutos de trabajo cada día, no vale la pena. También hay otra pregunta que hacer: ¿Qué tan madura es la tecnología? Si la tecnología es nueva, incluso si le ahorrará tiempo y dinero, se arriesga a que la tecnología siga siendo viable y sea compatible durante la duración de su necesidad. Esto no quiere decir que no deba adoptar una nueva tecnología, solo evalúe el riesgo de que pueda marchitarse.