Cómo utilizar los modelos de PMO ideales para planificar las prioridades del proyecto

La gestión de proyectos es clave en casi cualquier industria. En algunas industrias, como el campo de la tecnología de la información, las oficinas de gestión de proyectos o PMO sirven como un departamento clave en muchas empresas para llevar a cabo iniciativas de gestión de proyectos. Dos modelos básicos de PMO representan extremos opuestos del espectro con respecto al tipo de papel que debe desempeñar la PMO. Los dos modelos que se pueden utilizar son los modelos de supervisión y de soporte.

Modelos

En el modelo de supervisión, la PMO supervisa el proceso de gestión del proyecto y supervisa el trabajo de los diversos equipos involucrados en la realización de la finalización del proyecto. En el modelo de soporte, el PMO sirve más como asesor y ayuda a los equipos a lograr sus objetivos al proporcionar apoyo adicional siempre que sea posible. Algunas compañías ahora enfatizan la combinación de los dos modelos, ya que reconocen las limitaciones de enfocarse en uno u otro extremo. Por ejemplo, la PMO que sirve como soporte para la gestión de proyectos tiene poco control sobre la ejecución del proyecto y es posible que no pueda configurar e influir adecuadamente en la dirección del proyecto. De manera similar, la PMO supervisora ​​puede exhibir demasiado control sobre el proceso y sofocar la creatividad por completo.

Punto medio

Cuando se intenta planificar las prioridades del proyecto, es ideal encontrar un punto intermedio entre los dos extremos de los modelos de soporte y supervisión. Puede ser difícil imponer un liderazgo de supervisión en el equipo de un proyecto en todo momento, por lo que utilizar la PMO para instruir o dictar cómo se debe priorizar y llevar a cabo el proyecto no siempre es lo mejor para todos los involucrados. Es posible que la PMO no tenga toda la información disponible necesaria para tomar la decisión correcta debido a la separación en términos de tiempo o distancia. Lo mismo se puede decir de confiar demasiado en el modelo de soporte. Es posible que los equipos necesiten más dirección y liderazgo de lo que obtendrían con una PMO que sirva como oficina de apoyo. En cambio, las compañías tienen que hacer un acto de equilibrio entre los dos, moviéndose con fluidez de un extremo del espectro al otro según sea necesario.

Facilitando

Caminar por la cuerda floja entre los dos extremos debe resultar en una PMO que sirva como facilitador para la gestión del proyecto. La planificación de las prioridades del proyecto también es una cuestión de equilibrio entre los extremos. La PMO puede servir como supervisor para determinar qué proyectos son más importantes que otros. La PMO debe indicar a sus equipos la prioridad de las tareas que deben completarse, pero aún debe dejar abierta la posibilidad de que la situación pueda dictar que otras prioridades los superarán a medida que se desarrollen los proyectos. Sin embargo, si la PMO insiste en que los proyectos se lleven a cabo en un orden específico, entonces también debe servir como facilitador u oficina de apoyo para garantizar que suceda.

Información

El sitio web de Tech Republic sostiene que la PMO debe desempeñar un papel crucial en la gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento es clave para planificar las prioridades del proyecto. La PMO puede servir como un repositorio de conocimiento en el que los equipos pueden confiar con el fin de planificar las prioridades. La PMO puede proporcionar a los equipos el conocimiento de qué métodos funcionan y cuáles no. También puede tener una mejor idea de aquellas tareas que deben realizarse antes que otras. Los equipos pueden confiar en la PMO para dictar qué tareas deben tener prioridad sobre otras y luego proporcionar el apoyo necesario para llevarlas a cabo en función del mejor conocimiento disponible.