Cómo utilizar las computadoras para aumentar la eficiencia de la gestión

El uso de hardware informático, como computadoras portátiles, escáneres e impresoras, se ha disparado en las últimas décadas. El software diseñado para aumentar la eficiencia de gestión abunda. Al hacer un uso eficiente de las aplicaciones de oficina para procesamiento de textos, creación de hojas de cálculo y presentaciones, los profesionales de administración de negocios pueden aumentar la productividad de todos en la empresa. Las pequeñas empresas pueden comprar aplicaciones de oficina de proveedores como Microsoft o Apple o usar software gratuito de organizaciones como OpenOffice.org.

Software de correo electrónico

El uso óptimo de una aplicación de correo electrónico suele depender de las reglas de configuración para administrar los mensajes entrantes, la configuración de estándares para firmas, respuestas fuera de la oficina y otras plantillas. Para eliminar las distracciones y mejorar la productividad, la administración exitosa de pequeñas empresas debe reservar momentos específicos del día para revisar su correo electrónico. Deben considerar apagar el timbre de distracción que anuncia un nuevo correo electrónico. Los filtros de spam ayudan a eliminar mensajes innecesarios. Cuando los empleados usan líneas de asunto descriptivas, los gerentes pueden escanear el correo electrónico entrante rápidamente e identificar el mensaje crítico que necesita acción inmediata. Los gerentes efectivos aprenden a manejar un mensaje una vez, leyéndolo y luego eliminando, respondiendo o archivando para una acción posterior en una subcarpeta.

Flujo de trabajo y software colaborativo

El software de colaboración, como SharePoint, permite a los administradores utilizar flujos de trabajo formales para enrutar documentos de un empleado a otro. Con directivas claras, los empleados actúan con prontitud y se aseguran de que el trabajo fluya de manera fluida y eficiente en toda la organización. Al escanear documentos en papel y ponerlos a disposición en línea, los gerentes de pequeñas empresas reducen el tiempo necesario para comunicarse y compartir información crítica.

Aplicaciones de calendario

Mantener un calendario en línea ayuda a todos a operar de manera más eficiente porque todos los empleados pueden ver e interactuar con una vista consolidada del trabajo. Las reuniones regulares se pueden programar con anticipación para que las personas puedan planificar sus propios horarios de manera más efectiva. Al enumerar las vacaciones de los empleados y otro tiempo personal fuera de la oficina, los gerentes pueden ver rápidamente cuándo se requiere cobertura adicional.

Software de gestión de proyectos

Las herramientas de administración de proyectos, como Microsoft Project, Basecamp o Zoho, permiten a un gerente de proyectos de pequeñas empresas ocupado ingresar tareas de proyectos, asignar recursos y monitorear el progreso. Debido a que la información se puede compartir fácilmente con los miembros del equipo del proyecto, los gerentes de proyecto exitosos ahorran tiempo y reducen el desperdicio de papel. En lugar de distribuir documentos en papel para actualizaciones de estado, planes o elementos de acción, colaboran con los miembros del equipo en línea y solo imprimen cuando es necesario, como por ejemplo para la aprobación de la firma.

Smartphones y laptops

Al utilizar la tecnología de teléfonos inteligentes, los empleados se mantienen en contacto cuando están fuera de la oficina. Las aplicaciones de oficina se sincronizan con las aplicaciones del teléfono para maximizar la productividad. El personal efectivo mantiene sus listas de contactos, notas personales y citas en sus teléfonos. Ellos ven los documentos en sus teléfonos y computadoras portátiles, minimizando la necesidad de copias en papel.

Internet

El uso de los recursos de Internet reduce la necesidad de manuales engorrosos y otro material de referencia impreso. Los empleados móviles utilizan discos duros externos y conectores USB para transferir documentos de una computadora a otra y para crear copias de seguridad en caso de emergencia o desastre. La tecnología de medios sociales, como wikis, blogs y foros, hace posible que los gerentes interactúen con sus subordinados, compañeros, superiores y clientes de manera más efectiva.