Cómo dar un 1099 y W-2 a la misma persona

El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) requiere que todas las empresas que contraten trabajadores presenten un formulario anual que informe los salarios pagados y los impuestos retenidos para cada trabajador. El formulario 1099 se usa para los trabajadores clasificados como contratistas independientes y el formulario W-2 es para los empleados. Si bien la mayoría de los trabajadores solo obtendrán uno de estos formularios, a veces el mismo trabajador recibirá ambos.

Contratistas y empleados

El IRS supondrá que un trabajador es un empleado a menos que haya evidencia de lo contrario. Esto se debe en gran parte a que la retención de impuestos requerida del cheque de pago de un empleado es la forma principal en que el IRS impone la recaudación de impuestos de los individuos. Un trabajador clasificado como contratista independiente por el empleador no está sujeto a ninguna retención de impuestos y recibe todos sus salarios brutos. El IRS requiere que dicho trabajador cumpla con ciertos estándares para ser clasificado legalmente como un contratista independiente.

Prueba de contratista independiente

Sólo un contratista independiente puede recibir legalmente el Formulario 1099. Un trabajador debe cumplir con ciertos estándares para ser clasificado como un contratista independiente. El IRS examinará el tipo y la naturaleza del control sobre el trabajador y la relación entre el trabajador y el empleador. Un trabajador cuyo comportamiento y finanzas son básicamente controlados por el empleador será considerado un empleado. Por ejemplo, un trabajador que debe tener sus obligaciones supervisadas y controladas por el empleador es un empleado. Un trabajador que tiene todos sus gastos pagados por el empleador probablemente será considerado un empleado. El IRS generalmente desea la presencia de un contrato escrito que especifique una relación de contratista independiente.

Concurrente o Separado

Hay dos situaciones en las que un contratista independiente puede recibir los Formularios 1099 y W-2. La primera es si el trabajador realizó tareas como empleado y contratista independiente al mismo tiempo para el mismo empleador. Básicamente, esto significa que el trabajador tenía un trabajo como empleado y otro trabajo como contratista para la misma compañía. La otra situación es donde el trabajador desempeñó estos dos trabajos en momentos diferentes durante el mismo año fiscal para el mismo empleador.

Riesgos y consecuencias

Dado que el IRS depende en gran medida de la retención de impuestos, realizará auditorías a los empleadores si existe la sospecha de clasificar erróneamente a los trabajadores como contratistas independientes. La presentación de un 1099 y un W-2 para el mismo trabajador probablemente causará dicha auditoría. Esto es particularmente cierto para el escenario concurrente. Si el IRS determina que un trabajador fue clasificado erróneamente como un contratista independiente, existen importantes sanciones impositivas impuestas tanto al empleador como al empleado. Una forma de evitar tal consecuencia es que el empleador o el empleado presenten el Formulario SS-8 por adelantado con el IRS, lo que resultará en que el IRS determine oficialmente la clasificación de trabajador adecuada.