Cómo presentar cheques cancelados en el negocio

Un cheque cancelado es uno que ha sido cobrado por el beneficiario y aprobado por su institución bancaria. Un sistema de archivo razonable para cheques cancelados proporciona beneficios operativos y cobertura legal para una empresa. Una empresa puede presentar sus cheques cancelados en formato electrónico o físico según las preferencias individuales.

Razones para mantener los cheques

La razón más importante para mantener sus cheques cancelados es proporcionar evidencia en el caso de una auditoría fiscal. Los cheques cancelados proporcionan evidencia sólida de que los gastos que reclama en su declaración de impuestos realmente existen. Es mejor mantener los cheques cancelados durante al menos siete años a efectos fiscales, aunque técnicamente el IRS puede impugnar declaraciones aún más antiguas si sospechan fraude. Aparte del beneficio legal, los cheques cancelados pueden simplificar las tareas de contabilidad y pueden ayudar a evitar pagos dobles a los proveedores.

Físico vs. Electrónico

Algunos bancos aún devuelven los cheques cancelados originales a los clientes que los solicitan. Sin embargo, la mayoría de los bancos emiten copias físicas o electrónicas de cheques cancelados en lugar de los originales. El IRS permite copias físicas o electrónicas como evidencia válida, para que los dueños de negocios puedan elegir lo que mejor se adapte a sus operaciones. Muchos bancos les permiten a los clientes la opción de recibir automáticamente todas las copias de sus cheques cancelados junto con su estado de cuenta mensual físico y electrónico.

Sistema de llenado

Independientemente de si elige copias electrónicas o físicas, necesitará un sistema de archivo que funcione. Hay dos opciones principales para presentar cheques cancelados: por período de tiempo o por proveedor. La presentación de cheques en incrementos mensuales facilita la eliminación o la destrucción de cheques antiguos que ya no necesita. El método mensual también funciona bien si descarga copias electrónicas de su extracto bancario mensual. La presentación por parte del proveedor facilita el análisis del origen de sus transacciones, pero siempre puede usar su software de contabilidad para hacerlo.

Otros detalles

Pequeños detalles pueden llevar su sistema de archivo de cheques de bien a excelente. Puede matar dos pájaros de un tiro si adjunta un cheque cancelado a su factura correspondiente y los archiva juntos. Esto facilita la captura de los pagos perdidos en las facturas recibidas. Asegúrese de hacer una marca o un cheque en una factura cuando escriba el cheque; Esto ayuda a garantizar que no pague accidentalmente la factura dos veces. Si su sistema de archivo es físico, guárdelo en un archivador cerrado para mayor seguridad. Mantenga una copia de seguridad de los sistemas de archivo electrónico o manténgalos en la nube para evitar la pérdida de datos.