Cómo explicar variaciones en los estados financieros mensuales

Las empresas utilizan el análisis de varianza para comparar los cambios en el rendimiento financiero de un mes al siguiente, o quizás de un trimestre a otro o de un año a otro. Normalmente, los resultados financieros reales se comparan con un presupuesto, o un presupuesto se compara con un pronóstico. Este proceso de comparación y las variaciones resultantes ayudan a la administración a identificar problemas, investigar problemas y realizar cambios rápidamente. La comparación del rendimiento de un mes con el otro proporciona cierta información al armar una línea de tendencia que compara los datos de varios meses en paralelo, conocido como "análisis horizontal", puede revelar cambios repentinos con mayor facilidad.

Ensamblando los datos

Al comparar datos financieros de dos meses diferentes, tiene el primer mes en una columna, el segundo mes en la columna siguiente y la tercera columna muestra la diferencia o varianza resultante entre las dos primeras columnas. Las empresas suelen realizar este tipo de análisis en la cuenta de resultados. Por ejemplo, al comparar los datos del presupuesto con el rendimiento real, es posible que haya presupuestado las ventas de este mes en $ 10, 000. Sus ventas reales llegaron a $ 8, 000, por lo que tiene una variación del presupuesto a real de $ 2, 000.

Variaciones positivas

Una variación del presupuesto es positiva, o favorable, cuando los resultados de los ingresos reales son más altos que las expectativas del presupuesto, o los gastos son más bajos que el presupuesto. Analiza estas variaciones en formas que se relacionan directamente con la línea de pedido. Por ejemplo, si encuentra una variación de ventas positiva, investigue si fue causada por precios de venta más altos que los esperados, un mayor volumen de ventas o una combinación más rentable de productos que compran sus clientes. Para los gastos reales que están por debajo del presupuesto, desea investigar y comprender si la causa es un evento único o poco frecuente, si su presupuesto se basó en suposiciones deficientes o si su empresa encontró una manera de reducir los costos de manera continua, entre otras posibles explicaciones.

Las variaciones negativas

Las variaciones negativas se producen cuando las ventas caen por debajo del presupuesto, o los gastos superan el presupuesto. Tanto las variaciones positivas como las negativas pueden ser resultado de eventos internos controlables o eventos incontrolables, a menudo controlados externamente. Dependiendo del tipo de empresa, como una empresa de servicios frente a una empresa que fabrica un producto, puede realizar un análisis de varianza en solo algunos de los elementos de línea más relevantes en el estado de resultados. Por ejemplo, un fabricante podría centrarse en las variaciones en el precio de compra de su inventario o en el rendimiento del material, mientras que una empresa basada en servicios podría considerar más su variación en la eficiencia de la mano de obra.

Explicando los resultados

El análisis de varianza funciona bien como una herramienta para alertar a la administración sobre posibles problemas comerciales que podrían afectar las ventas o los costos. Use un lenguaje objetivo, preciso, directo y sin emociones para presentar y explicar las variaciones, porque involucrarse demasiado en explicaciones detalladas hace que sea difícil identificar el problema preciso y la solución adecuada.

Use una presentación consistente, como indicar la variación, luego la razón detrás de ella y el efecto potencial o real resultante en el desempeño de la compañía. Si está comparando un mes de los resultados reales con otro o el presupuesto con el rendimiento real hace una diferencia. Si está investigando una variación de presupuesto a real, desconfíe de las diferencias causadas por supuestos presupuestarios mal hechos o políticas internas de la empresa que hacen que los objetivos presupuestarios se establezcan en términos más favorables, pero menos realistas.