Cómo comprobar los métodos de trabajo

Los métodos de trabajo son los procesos por los cuales las empresas realizan tareas. Sin embargo, tales métodos no siempre son óptimos: pueden ser ineficientes, poco claros, faltan pasos o están anticuados. La doble verificación de los métodos de trabajo permite a la organización mejorar o enmendar dichos procesos. Sin embargo, este tipo de auditoría requiere la cooperación de muchas partes, desde el equipo de administración hasta sus subordinados. En algunos casos, puede encontrar resistencia al modificar los métodos de trabajo.

1.

Revise todas las políticas y procedimientos relacionados con el método de trabajo. Reúna manuales de capacitación, memorandos relacionados con el trabajo y descripciones de los trabajos. Verifique que pueda realizar la tarea teniendo en cuenta los materiales disponibles. Si la tarea no se puede realizar con la información proporcionada, modifique el material para incluir pasos adicionales que no se describen en los documentos. Haga un seguimiento con los empleados sobre cómo realizar la tarea en caso de que falte información.

2.

Verifique los procedimientos con el equipo de administración a cargo de implementar las tareas descritas. Llame a una reunión y repase cada uno de los pasos que se enumeran además de las políticas agregadas para mayor claridad. Enumere todos los trabajadores involucrados en realizar cada función de trabajo. Programe un tiempo para observar su trabajo para revisar los métodos de trabajo. Solicite información al equipo de administración con respecto a las expectativas implícitas de los trabajadores que no se mencionan en las políticas: tales expectativas pueden llegar temprano para limpiar el equipo o desechar los materiales después de que finalice el proceso.

3.

Observa a los trabajadores realizando la tarea relacionada. Registre los pasos que no figuran en la documentación del método de trabajo. También anote cualquier desviación, atajos u otras discrepancias. Pregúntele a la empleadora dónde aprendió o ideó pasos que no se mencionan en los métodos de trabajo descritos. Documente si dichas desviaciones mejoran o disminuyen la calidad del desempeño del trabajo.

4.

Transmitir la diferencia en los métodos de trabajo con el equipo directivo. Coordinar las revisiones del método de trabajo con el supervisor y los subordinados. Carlos Moore, autor del libro "Gestión de pequeñas empresas", comenta sobre cuántas organizaciones forman "círculos de calidad" o grupos de trabajadores que se reúnen de manera rutinaria para discutir problemas de calidad y sugerencias para mejorar. Obtenga retroalimentación de ambas partes con respecto a las diferencias en los métodos de trabajo de doble verificación. Si es necesario, reciba información adicional de fuentes externas como publicaciones comerciales, consultores y otros profesionales sobre las mejores formas de realizar los métodos descritos.

5.

Realice la tarea nuevamente usando los métodos de trabajo revisados. Si la tarea no se realiza con mayor eficiencia y mejora que con el método anterior, vuelva a verificar los métodos y rectifique cualquiera de los problemas.

6.

Reescriba los métodos de trabajo basados ​​en los aportes de ambas partes. Envíe notas a todos los miembros del personal que transmiten los cambios.

Propina

• Considere revisar los métodos de trabajo como parte de un equipo. Reúna auditores adicionales con habilidades en cada una de las tareas que se están revisando. Matt Seaver, autor del libro, "Gower Handbook of Quality Management", explica que un equipo de auditores con diferentes funciones proporciona una evaluación más completa de los métodos disponibles.