¿Cómo contribuyen los procedimientos de documentación a un buen control interno?

Las empresas establecen controles internos para limitar los riesgos. Los posibles riesgos incluyen pérdidas, desempeño deficiente en los contratos, calidad deficiente e incumplimiento de las regulaciones. Los procedimientos de documentación detallan los documentos que la empresa necesita para implementar sus sistemas de control y asignar responsabilidades para las tareas y acciones. Las pequeñas empresas generalmente requieren menos documentación o controles que las operaciones más grandes porque cada empleado realiza varias funciones de trabajo y las responsabilidades son más claras. Los procedimientos de documentación efectivos que resultan en un mínimo de controles eficientes pueden dar a las pequeñas empresas una ventaja competitiva.

Organización

La base de un control interno efectivo es un organigrama que incluye descripciones de puestos. Los procedimientos de documentación deben especificar que las descripciones de los puestos detallan claramente las tareas y responsabilidades de cada puesto en la empresa. Los procedimientos de documentación asignan la responsabilidad de la preparación y actualización del organigrama y cómo la empresa utiliza el organigrama. Normalmente, los empleados reciben una copia con detalles sobre su puesto y la descripción del trabajo cuando comienzan a trabajar.

Policias y procedimientos

Los procedimientos de documentación generalmente especifican que un manual del empleado debe contener toda la documentación relevante de políticas y procedimientos. En ellos se detalla qué debe incluir el manual, quién es responsable de redactar y actualizar las políticas y los procedimientos, y cómo la empresa los comunica a los empleados. Los procedimientos de documentación generalmente especifican que los empleados reciben una copia del manual cuando comienzan a trabajar, firman que lo recibieron y aceptan cumplir con las políticas y procedimientos. Reciben actualizaciones a medida que ocurren.

Autorizaciones y Aprobaciones

Los organigramas documentados y los manuales de los empleados forman la base de los controles internos, pero deben contener las medidas de control reales. Los procedimientos de documentación detallan dichas medidas. Describen documentos que enumeran a los empleados que pueden tomar decisiones y que pueden aprobar gastos. Cada uno de estos documentos debe especificar exactamente lo que el empleado puede autorizar o aprobar, qué forma tomará la aprobación o autorización y los límites. Un ejemplo típico es que un empleado en particular está autorizado para aprobar una compra de hasta $ 10, 000 al iniciar la solicitud correspondiente.

Documentación de apoyo

Los sistemas de control interno sólidos dependen de la documentación de respaldo para detallar la base de las decisiones. Los procedimientos de documentación especifican qué decisiones requieren documentación de respaldo y detallan su naturaleza. Por ejemplo, una aprobación de orden de compra puede requerir una solicitud. El procedimiento de documentación especifica que un empleado debe preparar una solicitud antes de solicitar la aprobación de una orden de compra, y detalla la información que debe contener la solicitud.

Informes

Un elemento clave en el control interno es el reporte de información importante de la compañía. Los procedimientos de documentación fortalecen el control interno especificando qué información deben incluir dichos informes, quién es responsable de su preparación y quién recibirá los informes. Algunos informes contienen información confidencial, y el procedimiento de documentación debe especificar qué informes son confidenciales y detallar las medidas de seguridad correspondientes.

Reconciliación

Incluso en las pequeñas empresas, los procedimientos de documentación dan como resultado varios documentos que tienen fuentes independientes. Un método efectivo para verificar su exactitud es instituir la reconciliación entre datos comparables de diferentes autores. El procedimiento de documentación debe especificar qué conciliación debe tener lugar y quién es responsable de llevarla a cabo. Debe detallar un método para tratar las discrepancias y asignar la responsabilidad de resolver las diferencias.