Pautas para llevar a cabo una reunión de negocios

Las reuniones a menudo pueden ser ineficaces debido a la mala gestión del tiempo y los recursos. Sin embargo, si mantiene a los miembros encaminados, respetuosos y trabajando hacia objetivos comunes, puede lograr lo que necesita en el tiempo asignado. Un buen líder es esencial; sin embargo, tenga en cuenta que la persona más calificada puede o no ser el propietario de la empresa. Tenga en cuenta que dirigir una reunión efectivamente requiere práctica; Intenta cada vez mejorar tu rendimiento.

Establecimiento de lineamientos generales.

De acuerdo con la Ayuda de la Administración, "Cuatro reglas básicas importantes son: participar, concentrarse, mantener el impulso y alcanzar el cierre". Recuerde incluir reglas que puedan parecer obvias, como comenzar y finalizar las reuniones a tiempo, hablar de una en una y hablar solo en Temas relevantes. Estas sencillas pautas lo ayudarán a mantener sus reuniones encaminadas independientemente del tema. Enumere estas reglas en la parte superior de la agenda de cada reunión y revíselas con los nuevos asistentes que aún no han sido informados de las reglas.

Papel de líder

El líder del grupo, o persona que dirige la reunión, tiene dos funciones importantes: la tarea y el mantenimiento. El líder es responsable de mantener a los miembros en la tarea y la discusión en el objetivo. Ser un mediador en lugar de expresar su propia opinión o elegir un lado, ayude a los miembros a aclarar lo que necesitan y déjelos debatir sus ideas. Para evitar interrupciones, sugiera a los participantes que escriban sus ideas y opiniones, y guárdelos para su turno para hablar.

Preparación

Escriba claramente y comparta los temas que cubrirá la reunión para que todos los participantes estén preparados y enfocados. Una agenda detallada incluye cada tema principal, qué tan rápido debe abordarse y la acción esperada. Sea realista acerca de lo que puede lograr en cada reunión y planifique en consecuencia. Establezca la hora y la fecha de las reuniones para que puedan asistir las personas necesarias, e informe a todos los participantes sobre la hora, el lugar y la agenda de la reunión con la mayor anticipación posible.

Esquema de la junta general

Es importante comenzar sus reuniones a tiempo. Primero, agradezca a las personas por asistir y revise su agenda. Pídale a alguien que tome minutos, o notas, en la reunión para que pueda proporcionarlos a los participantes para que los revisen. Hable con los miembros a lo largo de la reunión y reciba comentarios sobre la eficacia de la reunión; implementar cambios según sea necesario para ayudar a todos a ser más productivos. Deje tiempo al final de la reunión para un período de evaluación y sugerencia para mejorar la productividad y el procedimiento en la próxima reunión. Finalmente, finalice sus reuniones a tiempo y asegúrese de revisar todas las decisiones y tareas antes de fijar la fecha para la próxima reunión.

Enfoques de tipo específico

Los diferentes tipos de reuniones requieren diferentes estilos de liderazgo: orientado a la acción, lluvia de ideas, planificación a corto plazo o planificación a largo plazo.

Las reuniones orientadas a la acción se centran en resolver un problema acuciante; para reducir el tiempo dedicado a la reunión, asegúrese de que todos estén bien preparados con ideas y permítales defender sus propias propuestas.

Las sesiones de lluvia de ideas pueden durar más que otras reuniones, así que lleve comida, bebida e inspiración externa para mantener a los participantes animados.

La planificación a corto plazo requiere un grupo que trabaje en equipo para tomar decisiones que abarquen las necesidades de la empresa, así que asegúrese de invitar a la combinación correcta de personas.

La planificación a largo plazo requiere al menos todos los ejecutivos de nivel superior y, a menudo, todo el personal. Organizar una reunión de una población tan grande hace que sea aún más imperativo que mantenga a las personas enfocadas y las ayude a compartir sus ideas de manera inteligente y respetuosa.