Guía de Mapeo de Procesos

Un mapa de proceso, o diagrama de flujo, puede ayudar al propietario de una pequeña empresa a comprender mejor cómo se realiza el trabajo, y si las mejoras pueden aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio y la frustración. La creación de un gráfico de este tipo de un proceso existente es un paso común en las metodologías de mejora de procesos, pero puede beneficiarse de la asignación de procesos incluso si lo usa por su cuenta. Los mapas de proceso también pueden representar cómo se debe realizar un proceso nuevo o modificado, para garantizar que los empleados entiendan los detalles y las expectativas.

Información básica

Por lo general, es mejor utilizar una combinación de técnicas para capturar información sobre cómo se realiza actualmente un proceso. Pida a los trabajadores que enumeren sus pasos en orden y explique cualquier situación que les cause alterar los pasos. Observe el proceso y registre lo que se está haciendo y cómo se hace. Reúna a los trabajadores y revise la información que ha reunido, solicite detalles adicionales y aclare cualquier brecha o discrepancia.

Simbolos

Use símbolos estándar de mapeo de procesos para que cualquiera que esté familiarizado con las convenciones pueda leer su mapa de procesos y obtener una comprensión básica de su proceso. Un rectángulo representa un paso de proceso básico, normalmente una acción única que realiza una persona o una máquina. Use una forma de diamante para indicar un punto de decisión o elección, donde el paso posterior depende de una condición específica. Otras formas significan puntos de inicio y finalización, continuación en una página separada y documentos o equipos asociados.

Creación

Comience su mapa de procesos colocando el primer paso en la parte superior izquierda de su diseño de papel o software. Si lo prefiere, puede precederlo con una forma de rectángulo redondeado que indica el comienzo de un proceso. Etiquete cada paso con una breve frase que describa la acción realizada y conecte los pasos del proceso utilizando una línea con una flecha en el extremo para indicar la dirección en la que fluye el proceso. Incorpore cada paso y punto de decisión en su diagrama de flujo, moviéndose a lo largo de la página. En algunos casos, puede beneficiarse del seguimiento del tiempo que lleva cada paso de un proceso y de los retrasos entre los pasos, y del etiquetado de su diagrama de flujo con esta información.

Análisis

Cuando revise su mapa de procesos, observe si hay signos de ineficiencia, como retrabajo, cuellos de botella y posibles errores. Además, preste atención cuando los trabajadores indiquen que un paso de proceso se realiza de manera diferente por diferentes personas o bajo ciertas circunstancias. Asegúrese de que esta variación agregue valor a su proceso, en lugar de agregar complejidad y reducir la estandarización. No olvide que las personas que realizan el proceso revisen el mapa del proceso para confirmar que es correcto.

Variaciones

Para procesos más complejos, o para situaciones especiales, es posible que desee utilizar un tipo especializado de mapa de procesos. Por ejemplo, si su proceso implica muchas transferencias entre individuos o grupos, puede elegir un despliegue o un diagrama de flujo multifuncional que resalte quién está conduciendo cada paso de un proceso. Si está particularmente interesado en describir la parte de su proceso que representa la ineficiencia, puede crear un diagrama de flujo de oportunidades, que separa los pasos que agregan valor de aquellos que representan el desperdicio.