Descripciones de la cuenta del libro mayor

Un libro mayor general es un listado compuesto por cuentas. Las descripciones de estas cuentas son útiles para comprender un libro mayor general y navegarlo. Considere las descripciones como consejos útiles para hacer que la información contable sea fácil de usar. Sin descripciones, encontrar datos específicos sería una pesadilla: tendría códigos o algo así como "AA22" y nadie sabría lo que eso significa, creando confusión, lo que lleva a un proceso de contabilidad muy ineficaz e ineficiente.

Significado

El significado principal de las descripciones de las cuentas del libro mayor general es aclarar el contenido de cada cuenta, reflejando la naturaleza de cada cuenta. Un usuario podría escanear un sistema o un informe, y tener una idea de lo que contiene cada cuenta. Por ejemplo, si una empresa tiene dos cuentas corrientes, "Banco A" y "Banco B", tiene sentido que las descripciones lean: "Efectivo - Banco A" y Efectivo - Banco B ". Cuando observa las transacciones en Efectivo: Banco A, usted sabe que contiene transacciones en el Banco A, lo que facilita el análisis de cuentas y la investigación.

Caracteristicas

Las descripciones de las cuentas deben estar enfocadas. Una descripción podría ser "Gastos de alquiler" si una empresa paga el alquiler a un propietario. Si una empresa paga el alquiler a más de un lugar utilizando dos cuentas diferentes, entonces tiene sentido tener dos descripciones en cada cuenta, como "Gastos de alquiler - Los Ángeles" y "Gastos de alquiler - San Francisco".

Las descripciones contables son distintivas. No tiene sentido tener muchas cuentas con el mismo nombre y nada más para diferenciarlas. Si todas sus cuentas de gastos se denominan "gastos" y nada más, se vuelve difícil encontrar algo específico, como gastos salariales o gastos de suministros.

Consideraciones

No hagas descripciones contables largas o complicadas. Mantenlo simple y con tan pocas palabras como sea posible. Evite usar verbos o ser demasiado explicativo. Por ejemplo, evite este tipo de descripción: "Se puede recibir del Sr. X del trabajo de la escuela el 3-21-10 - pagado parcialmente el día del trabajo". En la mayoría de los sistemas de contabilidad, puede agregar detalles del trabajo o situación bajo la información del cliente o información del trabajo, no bajo la descripción de la cuenta. En su lugar, podría tener una descripción de esta cuenta por cobrar como simplemente "Sr. X".

Al desarrollar nuevas descripciones de cuentas, considere su clasificación. Por ejemplo, si una cuenta es un pasivo, evite describirla como un gasto o un ingreso. Apégate a la clasificación de la cuenta o crearás confusión.

Estandarizar

Cree una forma estándar para escribir descripciones y programar los cambios que realice en las cuentas existentes. Por ejemplo, todas sus descripciones podrían comenzar con una letra mayúscula y el resto no capitalizado. Evite poner en mayúsculas todas las letras en todas las cuentas porque eso hace que sea difícil de leer. La buena noticia es que la mayoría de los programas de contabilidad le permiten cambiar fácilmente las descripciones de las cuentas.

Sincronización

Al cambiar las descripciones de las cuentas existentes, tenga en cuenta que los informes que se ejecutaron antes del cambio contendrán la descripción de la cuenta anterior y que pueden crear confusión. Por ejemplo, podría tener una cuenta llamada "Suministros de oficina" que se cambie a "Suministros". La gente se preguntará si esa es la misma cuenta u otra cuenta. Es mejor cambiar las cuentas existentes a principios de año para minimizar los malentendidos.