Elementos fundamentales de la comunicación empresarial.

La comunicación empresarial aparece en muchas formas dentro de una organización. Las empresas se comunican con los clientes a través de sitios web, informes o publicaciones periódicas. Las comunicaciones internas incluyen teléfonos, correo de voz, boletines informativos de la empresa y el sistema de correo electrónico interno, entre otros. En todos los casos, ya sea que la comunicación comercial sea interna o externa a la empresa, tres elementos fundamentales para su éxito son la claridad, la estructura y el conocimiento de su audiencia.

Claridad

Escribir o comunicarse con claridad es quizás el elemento más importante de la comunicación. Las comunicaciones comerciales efectivas llegan al punto, dicen exactamente lo que se quiere decir sin insertar doble lenguaje y se transmiten en los términos más simples posibles. El uso del vernáculo común, en lugar de las siglas de la industria conocidas solo por unos pocos, hace que la comunicación esté más disponible para el oyente o el lector y se entienda fácilmente.

Estructura

Al igual que la buena narración de cuentos, la comunicación empresarial requiere un comienzo, un medio y un final. Seguir esta estructura lógica es fácil para un lector o un oyente, ya que es uno que la mayoría de las personas han aprendido a comprender. Utilice esta estructura para cualquier tipo de medio de comunicación, informes, correos electrónicos o correo de voz; También emplearlo durante las reuniones de empresa. Sea sucinto y evite hacer demasiadas palabras, y su mensaje debería llegar.

Audiencia

Entiende a tu audiencia. Cuando se comunique con un cliente, elija la lengua vernácula que él entenderá, en lugar de la terminología que está fuera de su conocimiento. El mismo concepto se aplica cuando se habla con compañeros u otros miembros del equipo interno. Las siglas pueden ahorrar espacio, pero la mayoría de las personas no sabrán lo que significan; Las comunicaciones escritas resultantes se parecen a la sopa de letras. Dirija su tema a su audiencia, no obligue a su audiencia a ajustarse al tema.

Consistencia

Sea consistente en sus comunicaciones; No tome posturas opuestas, lo que sirve solo para confundir al oyente o al lector. Elija el lado del problema que pretende respaldar y apéguese a él. El uso de una voz y un estilo coherentes ayuda a la audiencia a interactuar con el mensaje y desarrollar confianza en su empresa o producto. Es poco probable que las personas confíen en la información contenida en un mensaje que sea inconsistente o contradictorio.

Medio

Utilice el medio adecuado para dirigirse a su audiencia. Si el mensaje solicita una carta personal o un correo electrónico, utilice ese medio para el mensaje. Sin embargo, si requiere comunicaciones de voz a voz o cara a cara, el correo electrónico es la opción incorrecta. El medio utilizado para la comunicación empresarial confiere credibilidad al mensaje, por lo que debe seguir el medio que lo respalda.