Cinco funciones de TI en una organización

Con las computadoras y las redes de computadoras, las personas han podido lograr en el transcurso de unas décadas lo que de otra manera nos hubiera llevado muchos siglos alcanzar. La gente ha democratizado Internet, mejorado enormemente la comunicación, ha aumentado nuestra capacidad de diseñar e inventar por múltiples y ha hecho la vida más fácil en general. Ahora la gente lleva pequeños dispositivos informáticos a sus bolsillos que brindan asistencia en casi todos los aspectos de la vida, ya sea para despertarlos por la mañana, o para recordarles eventos importantes, o para ayudarnos a pensar y aprender nueva información.

Se puede argumentar que los pequeños dispositivos informáticos que llevan las personas se han convertido en parte de nosotros. Se han vuelto como órganos adicionales en nuestros cuerpos, como brazos o piernas. Quizás podamos pensar en ellos como algún tipo de mejora en nuestro cerebro, lo que nos permite lograr cosas que antes nunca habíamos imaginado.

De la misma manera, TI se ha convertido en un órgano adicional en el cuerpo de cualquier empresa, permitiendo que la empresa logre cosas mucho más grandes de lo que podría sin la ayuda de TI.

El departamento de TI es un departamento importante, que complementa y complementa a los demás de muchas maneras. Y, sin embargo, si no está muy versado en tecnología, todo puede parecer un poco vago cuando trata de pensar en cómo el departamento de TI ayuda al resto de la organización. Seguro que sabes que este departamento es absolutamente importante. De lo que no estás seguro es de lo que lo hace tan importante.

Hay muchas funciones de las TIC. Sin embargo, cinco funciones se destacan como particularmente cruciales.

La función de la comunicación

La comunicación siempre ha sido un aspecto importante de los negocios, incluso mucho antes de que surgiera la tecnología de la información. Sin embargo, con el auge de las computadoras e Internet, la comunicación se ha redefinido. Como resultado, la comunicación es uno de los roles de TI más importantes en la organización. Ahora es posible ponerse en contacto con cualquier persona, sin importar en qué parte del mundo se encuentre. Cuando se trata de negocios, esta capacidad es bastante útil.

El departamento de TI permite que la organización logre la comunicación a velocidades muy altas a través de múltiples canales:

Correo electrónico: puede enviar fácilmente un correo electrónico a sus empleados cuando necesite comunicar algo sin tener que verlos en persona. El correo electrónico también es un gran canal para enviar comunicaciones oficiales a los clientes y deja un rastro de papel "virtual" limpio que le permite mantener un registro constante de la correspondencia.

Videoconferencia: la videoconferencia es una excelente manera de comunicarse con un equipo lejano y poder verlos al mismo tiempo. Es más fácil tener reuniones remotas e incluso colaborar en un proyecto juntos. Con la videoconferencia, también podría estar en la misma sala.

Software de colaboración: el software de colaboración permite a los equipos trabajar juntos en proyectos de una manera eficiente y rápida. Con el software de colaboración adecuado, puede reducir los tiempos de los proyectos hasta la mitad y eliminar las reuniones innecesarias, ya que todo se puede hacer en una sala de reuniones virtual.

Redes sociales: las redes sociales no solo permiten que sus empleados se mantengan al día con la información más reciente de la industria, sino que también presentan una manera divertida de relajarse y socializar.

La función de la gestión de datos

Esta es otra de las funciones del departamento de TI que la hacen indispensable. Con la creciente complejidad del mundo de los negocios, llega una cantidad cada vez mayor de datos con los que las empresas deben lidiar. Esta información también viene en múltiples dimensiones. Una empresa verá tráfico en muchos tipos diferentes de datos, incluidos datos de texto, datos de audio y datos de video, entre otros.

Para controlar estos datos, una empresa necesitará un departamento de TI para ejecutar algo llamado una base de datos. La base de datos permitirá a la empresa hacer tres cosas:

Almacenar datos: al colocar los datos en un formato almacenable, una base de datos le permite almacenar grandes cantidades de datos en un espacio pequeño. Atrás quedaron los días en que los datos debían almacenarse en papel y otros medios voluminosos. En una época en la que la información es poder, ayuda poder mantener una gran cantidad de ella convenientemente.

Gestionar datos: los datos no son muy útiles en su forma original, conocidos como datos sin procesar. Debe ordenarse en una forma significativa que se pueda descifrar y usar de manera significativa para tomar decisiones en el negocio. El departamento de TI proporciona las herramientas con las que se pueden gestionar estos datos, incluido su análisis y el establecimiento de conclusiones.

Acceso a los datos: no importa qué tipo de datos necesite almacenar su empresa, esos datos son valiosos y deben controlarse para que solo las personas adecuadas puedan acceder a ellos. El departamento de TI proporciona las medidas de seguridad que protegerán esos datos y evitarán el acceso no autorizado a ellos.

La Función de Marketing

El marketing ha sido un aspecto central de los negocios desde que las empresas han estado presentes. Con el auge de las computadoras e Internet, las campañas de marketing se están volviendo cada vez más digitales. El departamento de TI puede ayudar con las funciones de marketing de una empresa de varias maneras:

Creación de contenido: puede crear anuncios y copias de ventas en una computadora usando un software de procesamiento de textos. También puede crear hermosos anuncios gráficos utilizando computadoras potentes con capacidades gráficas.

Publicidad en línea: los medios sociales son cada vez más importantes para la publicidad y, dado que viven en Internet, ¿qué mejor departamento para ayudarlo con sus esfuerzos que el departamento de TI? Al lanzar campañas de marketing en redes sociales, el departamento de TI puede mejorar las ventas y aumentar los ingresos. También puede lanzar campañas de marketing para el negocio en otras plataformas, como Google AdWords.

Comercio electrónico: Cada vez más empresas se conectan en línea, el uso de las computadoras se ha convertido en un elemento de gran valor para la forma en que realiza su negocio y vende sus productos y servicios. El departamento de TI sería fundamental en el procesamiento de los pedidos realizados en su tienda en línea.

Investigación de mercado : con el aumento de los motores de búsqueda, ahora es posible realizar investigaciones en línea sobre las tendencias de los consumidores y las oportunidades más rentables. El departamento de TI también puede ser instrumental en esto.

La función de mejora de procesos

Puede resultar muy importante en la mejora de los procesos y la eficiencia para ahorrarle dinero a la empresa. Una pequeña empresa podría ahorrar en costos de impresión y copiado basándose únicamente en la comunicación sin papel. El software de colaboración y la videoconferencia ahorrarían en gastos de logística en los que se incurriría cada vez que los diferentes equipos necesitaran reunirse y trabajar juntos. También ahorraría tiempo ya que no se perdería mucho tiempo en el tránsito.

El departamento de Recursos Humanos puede ser más eficiente debido al departamento de TI, ya que las sesiones de capacitación se pueden realizar en línea y la comunicación con los empleados se puede realizar sin necesidad de papel. El resultado es un ahorro masivo en tiempo y costo.

La función de la planificación de recursos empresariales

La planificación de recursos empresariales consiste en vincular las diferentes funciones de una organización, como contabilidad, recursos humanos, fabricación y ventas, utilizando sistemas de software. Estos sistemas pueden ayudar tanto en las operaciones como en la toma de decisiones estratégicas. Para una pequeña empresa, la complejidad reducida significa que estos sistemas se pueden instalar un módulo a la vez y se pueden escalar, según sea necesario.