Leyes federales de trabajo sobre tiempo y gastos de viaje

La Ley de normas laborales justas (FSLA, por sus siglas en inglés) es la base de las reglas federales de salarios y horas de trabajo que aplica el Departamento de Trabajo. Si el tiempo de viaje se considera tiempo de trabajo, es una pregunta que se aplica a los empleados que reciben su pago por hora, generalmente conocidos como empleados no exentos, y que están protegidos por las normas de salario mínimo y de horas extra de FSLA. Con respecto al reembolso de los gastos de viaje, la ley federal no requiere que los empleadores reembolsen a los empleados por los gastos de viaje, pero en general los empleadores lo hacen.

Desplazamientos vs. Trabajo en el tiempo de viaje

Las reglas de la FSLA requieren que se pague a un empleado no exento por viajar durante el horario de trabajo, pero no por el tiempo de viaje hacia y desde el trabajo. Sin embargo, si el viaje se requiere antes o después de las horas de trabajo habituales, parte del tiempo empleado en viajar a la oficina puede ser compensado como tiempo de trabajo. Por ejemplo, si necesita que un empleado viaje a otra ubicación en el camino al trabajo para realizar una tarea, como comprar suministros de oficina, desde el momento en que el empleado llega a la tienda de suministros de oficina hasta que viaja a la oficina es tiempo de trabajo compensable .

Viajes fuera de la ciudad y pernoctaciones

Cuando los empleados no exentos viajan fuera de la ciudad o durante la noche por motivos de trabajo, una parte del tiempo de viaje generalmente se puede compensar como tiempo de trabajo. Si su empleado debe viajar a un aeropuerto para tomar un vuelo, el tiempo de viaje desde su casa al aeropuerto se considera como tiempo de viaje; sin embargo, el tiempo que se pasa en el aeropuerto y el viaje a la ubicación comercial es tiempo de trabajo compensable. Lo mismo ocurre cuando el empleado regresa. En situaciones en las que los tiempos de viaje en vuelo requieren que el empleado viaje antes y después de las horas de trabajo habituales, tiene derecho a pagar por todo el tiempo de viaje entre aeropuertos y puede tener derecho a pago por horas extra, según la cantidad total de horas de viaje compensables.

Reembolso de gastos de viaje

La FSLA no tiene ninguna regla con respecto a la obligación del empleador de reembolsar a un empleado los gastos de viaje relacionados con el negocio. Ninguna ley federal requiere reembolso. Sin embargo, debido a que las regulaciones del IRS permiten que los empleadores tomen deducciones de impuestos por los gastos de viaje legítimos de los empleados, en la práctica, tiene sentido que los empleadores reembolsen a los empleados por los gastos de viaje.

Las cuestiones importantes en esta área tienden a centrarse en si los gastos de viaje tienen un propósito comercial y en que los gastos están adecuadamente documentados. Por ejemplo, las reglas del IRS requieren que todas las deducciones para gastos de viaje de negocios de más de $ 75 estén respaldadas por un recibo. El IRS también tiene reglas alternativas que permiten a los empleadores utilizar un plan de tarifa diaria para los gastos de viaje.

Otras Consideraciones

Muchos estados tienen leyes laborales que otorgan a los empleados mayores derechos que las leyes laborales federales. Si su empresa está ubicada en uno de estos estados, debe cumplir con las leyes laborales estatales.

Por ejemplo, aunque la ley federal no requiere el reembolso de los gastos de viaje de los empleados, la ley de California sí tiene ese requisito. La sección 2802 del Código Laboral de California exige que los empleadores indemnicen a los empleados por todos los gastos y pérdidas necesarios relacionados con el trabajo. Las secciones 13700 a 13706 del Código de Regulaciones de California proporcionan una lista detallada de los gastos cubiertos por la ley, así como las disposiciones relativas al mantenimiento de registros de los gastos y la manera en que se debe realizar el reembolso.