Ejemplos de escritura de notas excelentes sobre un empleado

Como ocupado gerente de una pequeña empresa, puede pensar que no tiene suficiente tiempo para documentar a los empleados. Pero mantener notas excelentes sobre sus subordinados puede ahorrarle tiempo en la línea. Sus notas serán críticas para disciplinar al empleado, o si, en última instancia, necesita responder a un cargo de queja, apelación o discriminación. Incluso las tareas típicas como preparar la evaluación del empleado serán más fáciles, y una descripción más precisa, si tiene ejemplos de todo el año en sus notas.

Detallado

Crear notas suficientemente detalladas que requieren una explicación mínima. Mantenga las notas simples y evite la jerga específica de la industria, la jerga de la empresa o las siglas. Recuerde que sus notas podrían algún día ser objeto de una audiencia de arbitraje o de una investigación de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, y que el árbitro o el investigador necesitarían poder seguir las notas. Incluya información específica sobre los problemas, así como el título del trabajo del empleado, las tareas que le asignaron y su relación con él. Esto ayudará al lector a poner la información en contexto. Escriba sus notas tan pronto como sea posible después del incidente, para asegurarse de incluir toda la información pertinente. Esperar demasiado tiempo le hará difícil recordar todos los detalles.

Factual

Mantenga sus notas de hecho y no exagere. Escribir "John siempre es argumentativo" o "John nunca llega a tiempo" reduce la credibilidad de su documentación. En su lugar, escriba algo más específico: "John llegó tarde 11 de los 22 días hábiles del mes de octubre". Ilustre sus puntos con datos estadísticos, lo que también garantiza que su documentación sea objetiva. Aunque la afirmación de que el desempeño de John es "realmente malo" podría ser cierta, demuestre la veracidad de sus notas al mencionar que la tasa de error de John es consistentemente superior al 60 por ciento, mientras que la tasa de error promedio del resto del equipo, incluidos los empleados nuevos realizar las mismas tareas - es inferior al 5 por ciento.

Objetivo

No juzgue el comportamiento del empleado. Mantenga su tono neutral y objetivo. En lugar de escribir "La pereza de Jane continuó el martes. Entró bastante después del descanso y tuvo su habitual mala actitud cuando hablé con ella sobre el tema" estado ". Jane llegó 15 minutos tarde de su descanso el martes. Cuando le pregunté a la Por eso, ella puso los ojos en blanco y se alejó sin responder ". Permanezca profesional y no deje que su frustración se extienda a la documentación, ya que esto comprometerá seriamente la integridad y la utilidad de sus notas.

Fecha, hora y firma

Incluya la fecha y la hora, tanto del incidente, como cuando escribió la documentación, en sus notas. Sin una fecha, la documentación no puede usarse necesariamente para probar que ocurrió un incidente. Si bien el correo electrónico es una herramienta útil para confirmar una conversación, ya que contiene una fecha, hora, destinatario e incluso puede configurarse para proporcionar un comprobante de entrega y recibo, asegúrese de no reemplazar la asesoría cara a cara con un conversación por correo electrónico. Sus notas no deben ser una sorpresa para el empleado. Si la nota contiene algo significativo, considere pedirle al empleado que firme para recibir la información. Explique que la firma para recibir la documentación no constituye necesariamente un acuerdo con su contenido.