Ejemplos de contabilidad para cuentas de suspenso

Un contador utiliza una cuenta de suspenso, una cuenta temporal en el plan de negocios de cuentas, para registrar la totalidad o parte de una transacción que no sabe cómo codificar. Cuando identifique la cuenta correcta para la transacción, la pasará de la cuenta de suspenso a la cuenta correcta.

Catálogo de cuentas

Un contador adapta un plan de cuentas a las necesidades de su negocio. Es una lista de los diversos nombres y números de cuentas para almacenar y registrar transacciones detalladas. El propósito de estas cuentas, que suelen llamarse cubos de los contadores, es capturar datos financieros detallados. El contador suele configurar una cuenta de suspenso para cada cuenta principal en el libro mayor. Las principales cuentas incluyen activos, pasivos, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas. La naturaleza de la cuenta principal, ya sea que mantenga un saldo de crédito o débito, también se aplica a la cuenta de suspenso asociada a ella.

Usando cuentas de suspenso

Todas las transacciones contables aparecen en al menos dos cuentas o más y deben equilibrarse entre sí. Esto se llama contabilidad de doble entrada. Un contador utiliza una cuenta de suspenso para codificar todo o parte de un lado de la transacción cuando no sabe a dónde va. Esto evita que las transacciones desconocidas se coloquen en las áreas incorrectas del libro mayor. Por ejemplo, su contador usaría la cuenta de suspenso de nómina para distribuciones desconocidas relacionadas con el pago. Ella no colocaría una transacción de activos desconocidos en la cuenta de suspenso de nómina, sino que la colocaría en una cuenta de suspenso relacionada con activos.

Cuentas departamentales

El contador también puede configurar cuentas de suspenso para departamentos individuales de la compañía. Por ejemplo, si está realizando un seguimiento de los gastos del departamento de producción, el contador podría incluir una cuenta de suspenso para gastos de producción desconocidos. Las cuentas de gastos del departamento se incorporan a la cuenta de gastos principal del libro mayor al cierre de un ciclo económico en una entrada de línea resumida. Al tener este nivel de detalle a nivel de departamento, le permite al propietario del negocio realizar un seguimiento de los gastos por departamento. La cuenta de suspenso del departamento permite que una entrada esté en balance cuando no hay una cuenta para esa parte de la transacción.

Múltiples cuentas de suspenso

Debido a que el plan de cuentas se adapta a su empresa, es posible que no tenga las mismas cuentas de suspenso que otra empresa. Una cuenta de suspenso se puede colocar en cualquier punto del plan de cuentas. Por ejemplo, podría tener una cuenta de suspenso de nómina, cuenta de suspenso de impuestos, cuenta de suspenso de inventario y más. Su plan de cuentas puede tener tantas cuentas de suspenso como necesite, pero como mínimo, necesita al menos una para cada cuenta principal en su libro mayor.

Borrado de cuentas de suspenso

La mayoría de los contadores borran las cuentas de suspenso de forma mensual o cíclica, lo que les dará un saldo de cero. Debido a que solo es una cuenta temporal, no es bueno dejar las transacciones no identificadas en suspenso durante demasiado tiempo. Un saldo en una cuenta de suspenso por un período prolongado es una forma descuidada de administrar transacciones y viola los principios de contabilidad. La naturaleza de la contabilidad es identificar correctamente todas las transacciones y codificarlas en las cuentas correctas, no dejarlas flotando en una cuenta de suspenso. La cuenta de suspenso le da al contador el tiempo que necesita para identificar la transacción y aún tenerla en el registro. Tan pronto como sepa dónde va la transacción o cuando haya creado la nueva cuenta, deberá dejarla en suspenso.