Ejemplo de un Plan de Contingencia Empresarial

Cada negocio depende de ciertos "beneficios", que van desde la retención de personal clave, a la planificación de emergencias, a los acuerdos de crédito. Pero, ¿qué sucede cuando un CEO relativamente joven muere en un accidente o cuando un terremoto destruye la sede de una empresa? ¿O cuando una línea de crédito se cancela inesperadamente? Hay prácticamente un número infinito de cosas que pueden salir mal y afectar negativamente a una empresa.

Incluso hay cosas inesperadamente buenas que pueden ser perjudiciales; una instancia clásica es la pequeña empresa que obtiene un contrato enorme que va mucho más allá de la capacidad actual de la empresa para cumplirlo. Los planes de contingencia establecen lo que debe suceder cuando ocurre uno o más de estos eventos inesperados. Cada negocio, grande o pequeño, necesita su propio plan de contingencia único.

Los siguientes ejemplos tratan sobre cómo los requisitos de la SEC para los planes de contingencia pueden afectar a una empresa.

¿Cuál es el problema?

Cada plan de contingencia responde a una pregunta sobre un problema. En este caso, la SEC requiere que cada firma de Asesoría de Inversión Registrada tenga planes archivados que aseguren que la empresa pueda avanzar y tratar de manera equitativa con sus clientes inversionistas en caso de que el jefe de la firma no esté disponible por muerte, enfermedad grave o accidente. . La pregunta es simple: ¿cómo manejará la empresa las necesidades del cliente cuando el jefe de la empresa no esté disponible?

Información y disponibilidad de datos

Lo primero que exige la SEC es que siempre habrá algún medio para que los clientes puedan acceder a su información en las cuentas de la empresa, lo que es más importante el registro de las tenencias de capital actuales de cada cliente, pero también la documentación esencial relacionada con el asesoramiento fiscal y la planificación de la jubilación. El plan de contingencia aborda esta necesidad de dos maneras:

Establece que toda la información del cliente se almacena en la computadora principal de la empresa y que se realiza una copia de seguridad continua de la computadora en una unidad local separada y en la nube. Se proporciona información específica de recuperación.
Establece que los registros de todas las tenencias de clientes también se mantienen en la correduría donde la firma ejecuta todas las operaciones, y que cada cliente tiene acceso ilimitado a los registros de corretaje.

Este plan de disponibilidad de datos de dos pasos garantiza que, si se destruye el edificio de la empresa, la información permanece completamente disponible fuera del sitio, tanto para la empresa como, de manera independiente, para sus clientes. Dado que la correduría corresponsal de la empresa tiene la misma obligación de disponibilidad de información exigida por la SEC que la firma asesora, los registros de clientes que se mantienen en la correduría también están disponibles en una ubicación externa mantenida por la corredora. Por lo tanto, los registros de clientes se almacenan y se mantienen continuamente en al menos cuatro ubicaciones físicas separadas y en la nube.

Medios alternativos de comunicación entre asesores y clientes

La SEC también exige que cada empresa cuente con un medio alternativo de comunicación con los clientes. Tener medios alternativos disponibles le permite a la empresa continuar manejando las cuentas de los clientes de manera oportuna en caso de una catástrofe. Además de la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de la empresa, la empresa mantiene un buzón en otra ciudad y recuerda periódicamente a cada uno de sus clientes esa dirección alternativa. El jefe de la empresa también tiene una cuenta de teléfono celular dedicada separada de la cuenta de teléfono de la empresa o su número de teléfono personal y se asegura de que cada cliente sepa ese número independiente.

Comunicaciones alternativas entre asesores y empleados

En esta pequeña empresa, solo el director tiene autoridad para comerciar en nombre de sus clientes; por lo tanto, no se requiere un medio de comunicación alternativo entre el asesor principal y un solo empleado administrativo para garantizar que la empresa pueda continuar sin interrupción. Si la empresa tenía varios asesores registrados que manejaban las cuentas de los clientes, se requerirían y establecerían medios de comunicación alternativos similares a los requeridos para el asesor principal.

Requisitos reglamentarios de presentación de informes

Debido a que los registros comerciales se almacenan en más de una ubicación física y también se almacenan en la nube, donde están disponibles sin importar la ubicación del asesor. Mientras el asesor tenga una salud razonablemente buena y tenga una mente sana, es probable que ningún desastre físico o emergencia impida las pocas y ocasionales obligaciones reglamentarias de presentación de informes de la empresa.

Si la asesora está gravemente enferma, muerta o no tiene la mente adecuada, la esposa del asesor, un profesional de mercadotecnia bien establecido, tiene instrucciones para notificar a los clientes, todos los cuales son personalmente conocidos por ella. También se le indica cómo terminar el negocio como una institución registrada, con notificación a la SEC. En ese momento, el negocio cesará y los clientes asumirán la responsabilidad de sus propias cuentas con un mínimo de interrupción.

Acceso a fondos en caso de despido de la empresa.

Los clientes tienen acceso continuo y sin impedimentos a los fondos y registros en todo momento a través del agente corresponsal de la empresa.

La comida para llevar para todos los tipos de planes de contingencia

Este plan de contingencia en particular para un pequeño servicio de asesoría de inversión registrado proporciona buena información sobre planes de contingencia en general:

Cada plan de contingencia se origina como la respuesta a una pregunta específica, aquí: "¿Qué garantías existen para la continuación o finalización ordenada de este servicio en caso de que el asesor principal no pueda llevar adelante el negocio?"
Cada plan de contingencia proporciona soluciones específicas para uno o más problemas particulares .
El plan aborda cómo la compañía responde internamente al evento y también cómo responde al evento externamente.
Los planes de contingencia más completos probablemente consisten en varios planes específicos diferentes como el del ejemplo, cada uno de los cuales aborda una crisis específica o un evento inesperado.

Este plan en particular aborda dos problemas comunes a muchos planes de contingencia: pérdida de datos e incapacidad de liderazgo. Otros temas que a menudo abordan los planes de contingencia son:

Desastres naturales (también implícitos en el ejemplo).
Amenazas de seguridad pública, lesiones de empleados y clientes y accidentes de trabajo en general.
mala gestión, deliberada o no intencionada
planificación receptiva a problemas específicos de responsabilidad del producto.