Efectos del robo en la ecuación contable

Un principio fundamental de la contabilidad empresarial es que la ecuación contable siempre debe equilibrarse: sus activos siempre deben ser iguales a sus pasivos más el capital de su propietario. Cuando su empresa se convierte en víctima de un robo, ya sea por parte de ladrones o de empleados sin escrúpulos, puede tener un impacto en la ecuación, pero al final, se restablecerá el equilibrio.

Efectivo e inventario

Un ladrón solo quiere algo de valor, y eso significa que el robo reducirá sus activos. Los activos más fáciles de conseguir para los ladrones son efectivo e inventario. Digamos que un ladrón roba $ 100 en mercancía de sus estantes. Eso reduce sus activos de inventario en $ 100. Si un empleado quita cinco billetes de $ 20 de la caja, eso reduce los activos en efectivo de su compañía en $ 100. En tales casos, incluso puede descubrir el robo porque la ecuación contable se desequilibra y sus activos se quedan cortos en $ 100. Si mantiene buenos registros comerciales, puede profundizar y precisar la fuente de la escasez.

Gastos de robo

Cuando descubras el robo, las implicaciones contables probablemente no estarán en tu mente. Pero eventualmente tus libros tendrán que ser reconciliados. Para hacer esto, informa un gasto con una entrada como "pérdida por robo". Un gasto por robo de $ 100 reduce el ingreso neto en $ 100, lo que a su vez reduce el capital del propietario en $ 100, lo que hace que la ecuación contable vuelva a equilibrarse.

Bienes de capital

A veces, los ladrones se quitan los bienes de capital, es decir, los elementos que se llevan en su balance como parte de "propiedad, planta y equipo". Esto podría incluir un vehículo de la empresa o una pieza de maquinaria. En tal caso, el robo reduce sus activos por el valor en libros del artículo robado: el costo informado menos cualquier depreciación acumulada. Para equilibrar la ecuación, deberá informar un gasto por robo igual al valor en libros del activo robado.

Artículos "cargados"

La mayoría de las empresas tienen todo tipo de cosas que no aparecen como activos en su balance general. Los suministros de oficina, artículos de limpieza y otros "consumibles" (cosas que su empresa utiliza) no se incluyen en el balance como activos. En su lugar, simplemente se informan como gastos cuando los compras. Si un artículo "cargado de gastos" se roba, no hay un impacto directo en la ecuación contable, porque el valor del artículo no se incluye en la ecuación para comenzar. Cuando compra un reemplazo para el artículo robado, su activo en efectivo se reducirá según la cantidad que pagó, y reportará un gasto de igual cantidad, tal como lo haría con cualquier compra regular. Si lo desea, puede registrar el gasto como un gasto de robo en lugar de un gasto general, pero no afecta a los conceptos básicos de la notificación de la transacción.

Reclamos de seguro

Si presenta una reclamación de seguro por los activos robados, la contabilidad se manejará de manera un poco diferente. En lugar de informar un gasto de robo por el valor total de los activos perdidos, crearía un nuevo activo, denominado "reclamaciones por cobrar", igual al monto de su reclamación de seguro. Cualquier diferencia entre el reclamo y el valor perdido, por ejemplo, un deducible de seguro, se informa como un gasto por robo. En este punto, la ecuación está de nuevo en equilibrio. Cuando reciba su liquidación de la compañía de seguros, elimine el monto de la liquidación de las reclamaciones por cobrar y agréguela a su cuenta de efectivo. Todo se mantiene en equilibrio.