La efectividad de la tecnología de la información en aplicaciones contables

La tecnología de la información está presente en la mayoría de las oficinas de contabilidad en estos días a través de computadoras, impresoras y otros equipos. Como parte intrínseca de los procesos financieros, la tecnología a menudo se da por sentado en las oficinas de contabilidad. Por ejemplo, puede conectarse a Internet y consultar su saldo de efectivo en el banco cuando lo desee, o puede cargar asientos de diario y no pensar dos veces en ellos.

Velocidad

La velocidad es el sello distintivo de la tecnología de la información. La utilización de múltiples tecnologías da como resultado resultados más rápidos y más precisos. Sin embargo, tenga en cuenta que cada pieza de tecnología comprada, ya sea hardware o software, debe ser compatible para ofrecer el mejor rendimiento. Si una pieza funciona mal o no se puede utilizar, el sistema no es efectivo. Por ejemplo, si la red que contiene la aplicación de contabilidad falla, el trabajo se atasca y el sistema no es efectivo. Para ser efectivo en lo que se refiere a la velocidad, el sistema de contabilidad debe funcionar a la perfección con el hardware adecuado y los sistemas de respaldo.

Exactitud

El trabajo contable es muy detallado y la precisión en el registro y los informes se valora enormemente. La tecnología ha tenido un efecto positivo en las aplicaciones de contabilidad porque los cálculos realizados por un programa de computadora experimentan muy pocos errores. Por ejemplo, una factura puede tener varias partidas e impuestos de ventas asociados. Si la factura se va a desarrollar manualmente, la probabilidad de errores es alta, pero no es así si el software se utiliza con una configuración adecuada.

Flexibilidad

Un departamento de contabilidad también necesita una tecnología flexible que pueda adaptarse a medida que cambian las prácticas comerciales. Para ser eficaz, la tecnología de la información asociada con la contabilidad debe ser flexible para adaptarse a los cambios. El software, por ejemplo, debe poder actualizarse para ofrecer nuevos procesos, como el procesamiento de tarjetas de crédito y la capacidad de enviar facturas en línea. De lo contrario, el software quedará obsoleto. Los contadores también usan software para impuestos y otras necesidades contables que cambian a menudo. La tecnología debe ser lo suficientemente ágil como para ponerse al día con los cambios.

Nube

La última tendencia con aplicaciones de contabilidad es el hospedaje web fuera del sitio. En lugar de instalar un programa en su computadora y guardar datos allí, el programa reside en un servidor en una ubicación diferente; Se accede a la información guardada a través de internet. Eso también se llama "trabajar en la nube". Las empresas pueden ahorrar dinero en compras de software y hardware al registrarse con un proveedor en la nube y usar sus programas y espacio para guardar datos, lo que significa que no es necesario tener un disco duro más grande ni preocuparse por las versiones de los programas. La otra ventaja de la nube es que tiene acceso a su información en cualquier lugar donde pueda estar.

Consideraciones

La tecnología de la información no es perfecta. Muchas veces, los problemas con las conexiones, la compatibilidad y otros problemas técnicos afectan la forma en que se realizan los procesos de contabilidad o si se realizan en absoluto. Para que la tecnología sea efectiva en la contabilidad con un mínimo de tiempo de inactividad, las empresas deben tener un plan para lidiar con problemas eléctricos, mal funcionamiento de la conexión a Internet y virus informáticos. Las funciones de contabilidad críticas, como la nómina, deben tener al menos dos opciones para su procesamiento. Por lo tanto, si los datos generalmente se transmiten a través de Internet, haga arreglos para que la información se llame o envíe por fax también, en caso de que algo le suceda a la computadora o la conexión a Internet.